从实践层面上看，就一个单位而言，拓展“归档范围”可以有两种途径：一是将处于归档范围边界之间徘徊的文件列入归档范围。无论是在理论上，还是在实际工作中，归档与否的界限都是模糊的。而且在实际工作当中，人们往往会忽略这部分文件，不将其列入归档范围。对处在模糊地带的文件，可以这么处置，只要具有一定保存价值的文件，不管其保存价值大小，保管期限长短，均应当列入归档范围。这是拓展“归档范围”最有效、最直观的方法，因为“归档范围”的外围得到了适当扩大。当然，“归档范围”的拓展不是无限度的，不能将原本属于不归档范围的、无保存价值的文件纳入归档文件之列，这是拓展“归档范围”的底线。这个底线不能突破，只有这样才能确保所归档的都是档案，而不是其他。

　　二是明确具有一定保存价值，但又达不到3年、5年或10年等定期保存的文件统一划为10年保管期。在现实的档案工作中，由于需要考虑到档案室室藏档案膨胀的压力、库房吃紧等因素的影响，对保存价值相对较小、保管期限较短的文件不太注重归档保存。无论是以前被划分为短期的档案，还是现在判定为10年定期保存的档案，在整体室藏档案资源中所占的比重是非常小的。倘若想在现有的“归档范围”内寻求归档文件数量的增长、规模的扩大，只能多归档一些以往我们通常所忽视的具有一定保存价值，但又达不到3年、5年或10年等定期保存的文件，确保此类文件全部归档。

　　通过上述分析发现，无论“归档范围”如何拓展，都无法给档案室室藏档案结构及其整体质量带来根本性的变化。归档文件待挖掘的空间十分狭小，仅限于保存价值较小、保管期限较短的那小部分文件。而且，这部分文件最多只在档案室定期保存10年，更谈不上以后会进入档案馆丰富馆藏资源。如此一来，可能出现的问题会多过带来的好处。归档文件数量、室藏档案数量是增加了，但增加的只是在保管期限中最短的那一个档期，也就是10年这一档期。将不到10年保管期，或者只有一两年保存价值，甚至处在归档边界徘徊的文件统统划归为10年定期保存，确实有诸多不妥之处。但是按照现行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》最短的保管期限就是10年，并无1、2、3年可选择，也就是只要被列入“归档范围”最短也要作10年定期保存，而且由档案室集中统一管理。然而，现有的条件往往又不允许我们这么做，因为要考虑到库房的压力以及后续繁杂的鉴定销毁工作。由此，我们不难理解在实际工作当中为什么一些具有短期保存价值的文件通常被忽视对其进行归档，甚至故意不归档。从这个角度上来说，经过长期实践重新修订的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》更贴近实际，并优化了室藏档案资源。总之，试图通过拓展“归档范围”来丰富和优化室藏档案资源的做法，其作用非常有限，也很难有成效。

　　3对档案收集工作范围的认识和理解

　　如果说“归档范围”再怎么拓展也不能突破档案概念和“本单位”范围的话，那可以考虑对档案收集工作范围的拓展，一是档案保管机构的收集范围的拓展，不仅收集档案，而且收集有参考价值的历史文物、各种实物等，作为档案资源的重要补充；二是档案收集工作的主体从现有档案保管机构拓展到各种新型保管机构，再拓展到全社会各组织和个人，而档案收集工作的来源也从原来规定的相关机构、组织拓展到全社会各组织和个人。

　　档案室的收集范围比“归档范围”更广，突破了时间和空间的双重限制。时间上不再拘泥于归档时间的限制，除了定期接收，还有不定期的接收、征集或征购等灵活方式。空间上可以不限于本单位的归档文件，也可以是外单位形成对本单位有查考利用价值的文件，还可以突破档案概念收集历史资料、图书期刊、文物、实物等作为室藏档案资源的重要补充。

　　档案馆的收集范围可以分为档案馆档案的收集范围和对相关资料的收集，而档案馆档案的收集范围又可以分为各级国家综合档案馆档案的收集范围和部门、专门、企事业单位档案馆档案的收集范围。按照《档案馆工作通则》和《各级各类档案馆收集档案范围的规定》的规定，各级国家综合档案馆档案收集的范围是：一是接收本级各机关、团体及所属单位具有长久保存价值的档案；二是接收撤销机关、团体的档案；三是接收各种历史档案。各级专门档案馆，收集本行政区内某一专门领域或特定载体形态的专门档案或档案副本；部门、企事业单位档案馆负责收集本部门、本单位及其直属单位形成的档案。为确保国家综合档案馆在国家档案资源体系建设中的主导地位和档案资源的优化配置，在划定各类专门、专业性档案馆收集档案具体范围的基础上，同时还明确了应当由各类专门、专业性档案馆向国家综合档案馆移交应由国家综合档案馆接收保管档案的具体内容。

　　可以说我国以国家综合档案馆为主导的档案馆网已经遍布全国各地，并且涵盖各行各业，其档案收集范围也相对比较全面，能覆盖的领域也已尽量列入收集范围。目前存在的主要问题：一是相当一部分涉及民生、关乎百姓利益的档案分散在各类专门、专业性档案馆保存，档案聚集程度不高。二是具体到各类档案馆，尤其是国家综合档案馆还存在档案收集范围上的欠缺，档案馆之间档案资源分配不太合理，在一定程度上削弱了国家综合档案馆在国家档案资源体系建设中的主导地位。其实，很多时候倡导的“扩大档案馆档案收集范围”主要是针对国家综合档案馆来说的，要求国家综合档案馆的收集范围应该更广一些，突出其馆藏的综合性。比如，国家综合档案馆有选择地接收各类专门、专业性档案馆的档案，有条件的地方甚至可以“多档合一”集中统一管理，等等，都是国家综合档案馆拓宽档案资源建设的渠道。此外，各级国家综合档案馆以及各类专门、专业性档案馆还可以向社会和个人收集、征集、征购相关资料、历史文物、实物等作为馆藏档案资源的有益补充。虽然档案馆对非档案资料的收集不属于档案馆档案收集范围，却是档案馆的收集范围，同时也是档案收集工作的范围。需要强调的是，在拓展档案馆的收集范围的同时，我们认为应该更严格各级国家综合档案馆档案收集的范围，即接收本级各机关、团体及所属单位的档案应明确为“具有永久保存价值”而非“具有长久保存价值”（具体理由在系列论文之二当中论述）。

　　一般认为，文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置一般不像档案室一样隶属于某一个文件形成单位，而是按地区、按系统建立的介于文件形成单位和地方综合档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。[9]文件中心作为过渡性的档案保管机构，接收保管的文件属原形成单位所有。主要职能是接收形成单位的文件，一般保持原来的顺序和标记，并存储进文件中心，只供原形成单位使用。其所保管的文件、档案属性与档案室的相似，但文件中心接收文件、档案的范围不限于某一文件形成单位，而通常是以某一地区、某一系统的所有文件形成单位为接收对象，文件保存达到进馆年限后，移交到相应的国家综合档案馆。在这一过程中，文件中心相对比较被动，尤其是商业性文件中心，文件收集范围的完整性和齐全性主要取决于形成单位。

　　档案托管机构又称为档案寄存中心、档案托管中心，是市场经济条件下产生的专门为各类企业、社会组织以及个人提供文件与档案寄存、托管等有偿性服务的机构。档案寄存、托管的主要来源是无档案保管条件的企业、社会团体、个人等。由于市场尚未成熟，这方面的需求也没有被充分挖掘出来，这类档案托管机构只是零星分布，所接收、保管的档案资源也比较单一、无法形成规模。

　　除此之外，我们认为，我国档案收集工作范围不只是局限于各级各类档案保管机构的收集范围，还应拓展档案收集工作的主体和档案收集工作的来源。

　　档案工作与档案事业发展到今天，档案收集工作的主体也已从原来的档案保管机构逐渐拓展到全社会各组织和个人。以往我们主要强调档案收集工作的主体是各种档案保管机构，以各级国家综合档案馆为主导，同时兼顾各类专门、专业性档案馆主体地位的模式在档案收集工作中长期发挥着不可替代的作用。但我们也应看到，这主要针对的是纳入国家控制体系之下的国有档案，而私有档案以及相当一部分的集体档案等非国有档案则游离于国家设立的档案保管机构的大门之外。非国有档案长期以来得不到有效监管，生存状况堪忧。随着这些问题的日益突出，“藏档于民”的思想逐渐得到传播和落实。于是，档案收集工作的主体正悄悄地向社会各组织和个人拓展。尤其是对非国有档案而言，“藏档于民”更有利于其价值的充分实现。比如，我们正在逐步构建的农村档案、社区档案、家庭档案以及一些地方出现的私人档案馆，正是档案收集工作的主体从特定的档案保管机构向全社会各组织和个人拓展的具体表现。

　　档案收集工作的来源也从原来规定的相关机构、组织拓展到全社会各组织和个人。行政机关、企业单位、事业单位曾被视为档案收集工作的特定来源，然而随着档案收集工作主体和收集范围的不断拓展，这样的状况将逐渐被打破。档案馆除了与相关机构和组织继续保持原有的、稳定的档案交接关系外，还应向社会和个人征集、征购一些对国家和社会有保存价值的档案或其他资料，包括历史文物、有价值的实物，等等。另外，随着国家对农村档案工作、社区档案工作、家庭档案工作的推进，大大突破了以往人们对档案收集工作的来源的认识。档案收集工作的来源既有规定的行政机关、企业单位、事业单位，也可以是全社会各组织和个人。

　　参考文献：

　　[1][7][8]陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，2005：66，10，72.

　　[2][3][4][5]王国振.解放思想求实创新为建设档案强国作出贡献[J].档案管理，2012（6）.

　　[6]潘连根，刘东斌.关于“大文件”概念的辨析[J].档案管理，2008（5）.

　　[9]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006：94.

 

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