摘要：本文从建设单位的角度，结合工程项目管理，阐述了工程项目资料、档案管理的重要性以及对于企业、项目内控管理的重要性。

　　关键词：城市建设内控管理档案

　　在企业的管理过程中，内控管理已成为企业管理的一项重要工作，它是以专业管理制度为基础，以防范风险、有效监管为目的，通过全方位建立过程控制体系、描述关键控制点和以流程形式直观表达生产经营业务过程而形成的管理规范。内控管理包括了内部环境管理、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督等多个要素。工程项目（含公共事业、民生工程项目）的建设是建设企业，特别是国有建设企业的一项重要工作内容，而做好工程项目的内控管理是建设企业控制投资、减少负债，提高质量、落实社会责任的一项重要举措。

　　一、工程资料、档案在内控管理中的作用

　　工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料，工程档案的内容包括了立项、土地报批、拆迁、设计、建设、审计、决算等各个环节的各种文件。具有资料收集主体广且多专业性，收集周期长，要求复杂，内容具有相关性、真实性，资料载体多样性，资料成果具有继承和借鉴性等特征。根据美国《经济学家》杂志2000年刊登的有关资料表明：“一个典型的1亿美元的建设项目在实施过程中会产生15万份左右独立的文档或资料（包括设计文件、合同文件、采购文件、资金申请单、进度计划等）”。这也说明了工程资料、档案管理已在建设企业内控管理中起到了一定的作用

　　（一）资金及财务成本的控制管理

　　工程资料、档案是对以往工程项目过程资料的汇总，对于建设企业，项目的建设方案在很大程度上可以参照或借鉴原来的类似工程项目，所以在项目初期的投资概算上，就能在原有工程资料和档案的基础上，结合目前的建筑材料市场，能计算出较为精准的投资概算，从而为财务资金的筹措、运作作好准备，以减少财务成本。在项目运作过程中，通过工程项目的时实资料和结合工程现场的实际情况，准确拔付建设资金，避免建设资金支付失控，如超付等情况的出现，以维护建设企业的主动控制权，保障企业的合法利益。

　　（二）质量安全及建设时间的控制管理

　　质量、安全是工程项目建设的重要目标。而许多工程建设经验是在实践中总结出来的，工程资料和档案就是实践经验和教训的书面记载，为项目的设计、规划以及时序的管理提供了前车之鉴。工程过程中的资料积累可以为项目管理者及时跟进工程的进度，查找工程中存在的问题，以避免工程建设过程中质量、安全隐患，并为后续的工程竣工后的使用奠定了基础。

　　（三）工程信息交流的控制管理

　　由于很多建设项目地域跨度越来越大，项目参与单位分布越来越广，项目信息成指数级增长，信息交流问题成为影响建设项目实施的主要问题。据国际有关文献资料介绍，建设工程项目实施过程中存在的诸多问题，其中三分之二与信息交流（信息沟通）的问题有关；建设工程项目10%～33%的费用增加与信息交流存在的问题有关；在大型建设工程项目中，信息交流的问题导致工程变更和工程实施的错误约占工程总成本的3%～5%。项目建设过程中形成的资料、档案可以及时反应工程建设过程中信息交流的准确情况，以避免不同实施者因理解不同而造成施工工艺错误，工程成本的增加，工程建设时间延长等诸多问题。

　　二、工程资料、档案的管理现状。

　　工程建设项目从可行性论证至项目竣工交付使用，时间相对较长，一个大型的重点项目甚至需要5-6年的时间，形成的资料达百、千卷，大型项目甚至万卷。除了案卷多外，项目会涉及多个部门，多个专业；由于项目的时间跨度长，项目也会存在着一些变更，如一些民生类的项目，特别是大型政府项目，从最初的项目建设书到最终形成的施工图，均会有部分调整，有些项目的最初稿和最终稿甚至是完全是大相径庭；在项目实施过程中，因为功能的完善，设计的调整，也会或多或少的产生一些变更联系单。目前工程资料、档案管理主要存在着以下几种情况：

　　（一）收集滞后

　　根据工程档案资料的管理和归档要求，工程资料的存档工作均在工程竣工后实施。由建设单位、施工单位、监理单位分别整理技术前期、施工、监理资料档案。为确保资料的完整性，在建设合同签订时，都明确了施工、监理单位必须安排专职的资料员进行工程资料的收集。但在实际的检查过程中，资料的收集往往严重滞后，更有甚之，有些施工单位是在所有项目竣工后，因为要进行档案的专项验收，才会将工程资料进行收集以及补充。

　　（二）收集不完整

　　在笔者接触的几个项目中，项目一线的具体项目负责人，对于工程资料收集归档的意识并不高，甚至还有些抵触的情绪，有些项目负责人对于要求存档的内容，特别是建设单位自行存档的部分，认为只需要向档案室提交建委城建档案馆要求的内容即可，对于项目建设过程中产生的文书资料均无需保留或移交至档案室，由于要收集的资料是要从几前年的项目启动开始，若遇上人员调整，资料往往会存在缺失或遗漏。在工程资料的收集过程中，会存在为收集而收集，收集资料的不完整，或不能完全反映工程的真实情况，也会出现施工的实际情况与竣工图纸不符的质量失控现象，如报纸经常报道的，因为图纸不符，在进行道路整修时经常挖断水管或电力管的情况。值得注意的是，项目完成档案验收后，因项目产生的零星工程，经常会出现资料不移交的情况，而这些资料却是今后使用过程中，或审计阶段重要的补充资料。

　　（三）信息不对称

　　在项目施工过程中，因设计等原因调整会产生或多或少的变更联系单，由于项目负责人对联系单的产生没有进行统一的归纳、汇总，财务、工程管理部门在联系单管理上存在资料信息不对称，从而产生工程进度款超付，引起工程投资失控的情况。

　　三、工程资料、档案管理的建议

　　1、建立日常收集规范，实现工程项目日常质量安全和进度的控制

　　为更好地实现工程管理控制，避免因资料集中收集而造成项目管理上的不完善，工程资料的收集应该以制度的方式将工作做在日常，如项目的技术前期资料，由建设单位根据项目的进展情况，明确责任部门及时收集，以避免项目竣工后，因技术前期的资料散落在各经办人的手中，导致资料不全的情况，工程推进情况无法控制。项目实施阶段，建设单位的项目负责人不仅要注重项目实施过程的检查，也要每周对项目档案的整理和完整情况进行检查，以便于实际工程与资料相对应，确保工程符合设计、规划的要求，符合质量、安全以及进度的要求；在工程建设过程中，质量安全部门或者项目责任人也会检查出施工过程中的问题，而通过资料的收集以及项目现场的检查，可及时关闭工程的整改，将重大的质量、安全隐患解决在日常。对于日常工程建设过程中产生的各项联系单，也要及时的收存过程资料，检查落实情况。对于新产生的零星工程，要及时建立资料收集目录，对相关资料进行收集，若与主工程合同有联系，最好做一备忘，以便工程竣工翻查。

　　2、建立信息化监控体系，实现工程资金的时时监控

　　一个建筑面积10多万平方米房建类工程项目的实施，从设计到项目竣工，建设的时间3-4年（不包括前期的拆迁），涉及的合同达百余个，涉及的资料近万件。若同时开展多个项目建设，那涉及的信息量就更为庞大。在当前的信息化数字时代，我们完全可以运用工程管理软件系统来监控项目的资金控制情况。技术前期、工程管理、财务管理、监督管理部门等多个部门，通过工程管理软件将相关信息上传，通过信息共享，来实现信息获取的平衡，以确保工程款支付的准确性；另一方面财务部门可以通过工程资料的共享，预计工程的进度，做实资金计划，以减少工程财务成本的增加。

　　3、做好项目总结和信息资源利用

　　在档案管理上，收集只是其中的一部分，更为重要的一部分是通过收集的资料、档案对某一项工作进行总结。而这也是工程资料、档案收集后一项重要的工作。作为工程管理人员，除了日常工程管理外，很重要的一项工作是通过现场的管理以及工程资料的收集，总结整个项目工程，包括项目的设计、施工材料、施工工艺、施工节奏，甚至是资金的控制等各个方面，一方面是总结提高自身的工程管理水平，另一方面，也是为企业在今后的建设提供规范，以避免类似的错误在工程建设过程中反复出现，以提高工程质量、保证工期，有效控制成本，并不断地提高企业在行业中的形象。

　　档案资料的收集是一个繁琐、复杂的过程，却是企业发展过程中的一种积累，是企业控制管理工作的助手，就如每个王朝都会让史学家客观的记载每一个过程一样，让后人客观的评价与反思。作为工程建设企业的管理者，每个一参与工程项目的负责人，不仅要在思想、行动上重视该项工作，更应该在制度上予以规范，让每个工程真正成为一件“百年不朽”的作品，让企业成为一家可持续发展的品牌企业。

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