【摘要】医院归档文件的收集对医院从事医疗活动具有重要意义，医院文件的收集是一项庞大而艰巨的工作，因此档案管理人员肩负着任重而道远的工作使命。本文主要通过对医院归档文件收集所面临的难点进行分类总结，并且提出切实可行的解决措施，为今后医院归档文件的收集工作如何更好地进行提供一个借鉴之道，为档案的管理者提供有价值的参考。

　　【关键词】医院；归档文件；收集；难点与对策

　　中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1673-8500（2014）02-0101-01

　　医院归档文件的收集不仅是维护医院真实良好形象的手段之一，也是医院各科室有序展开工作的良好开端[1]。医院归档文件是指在特定的收集范围内使用一定的方法将单位和个人手中保存有价值的文件集中收集起来，并且进行归档整理和分类保管。归档文件的收集工作范围主要包括把分散在医院各部门及员工手中的统计报表、公文、报告书、各种名册、图纸、资料照片、录音等电子资料和荣誉实物（奖杯、锦旗）等资料载体收集起来。有效的医院归档文件的收集是展开档案业务的基础和重要环节，因此保证医院归档文件的完整和齐全，是档案管理者顺利展开收集工作的起点，也是归档文件收集的坚实基础。

　　一、医院归档文件收集难点的集中表现

　　1.医院科室分支多，人员构成复杂这一主要特点给归档文件收集工作造成了很大的阻碍

　　医院的工作人员调动性是比较大的，加上在医院兼职的人数量之大，从事档案管理人员有时会因为人手紧缺而被随意临时调去负责某个科室文档的整理，这样一来临时换岗的工作人员对于自己不熟悉的文件归档工作执行起来效率就非常的低下。加上有的档案管理人员不是相关档案管理的专业出身，更多的是从事相近专业转岗过来的，比如说是从护理、行政文员等部门岗位的调动，这样就导致她们对档案管理意识淡薄，在进行医院归档文件收集工作的时候就会漫不经心。而且在进行该项工作的时候有些科室单位人员没有做到好好配合归档文件收集的进行，各人自扫门前雪，不管他人瓦上霜，存在着自私的心理，没有认识到档案工作的合作性与协调性，这些方面都给文件的收集造成很大程度上的阻碍。

　　2.文件材料没有得到妥善保管，加重了归档文件的收集难度

　　文件材料杂而散，手中有医院文件材料的人员因为自己的疏忽大意、懒惰等原因没有做好文件的保护、备份等工作；还有的情况是因为工作人员被临时派去跟进某个医疗工程，而自己手中所持有的医院文件材料和与之相关的项目或事件没有与下一个接岗人做好工作上相关文件材料的交接，导致档案收集断层。

　　3.对于收发已经登记过的红头文件比较积极主动，而对账外文件的收集则是少了关注

　　账外文件一般情况下是指未经文书部门登记，在收发登记簿上显示的是无账可查的文件，如：人员花名册、重要事记、调查报告、各类报表、规章制度、合同契约、患者名单等[2]。目前在各部门对外来文件的收集意识较为薄弱。

　　4.相关部门没有做好审核与监督工作，给医院归档文件收集的难题又制造一个大的漏洞

　　部门领导审核医院归档文件的不重视无疑是在后面收集归档文件顺利进行设置了一道程序屏障；而监督部门也没有落实好自身的监管责任，对一些不合格的档案文件也让它从手走顺利通过。对收集出来的质量不高的档案，数据不全的资料也听之任之，放任不管，这对进一步的文件归档收集造成二次障碍。

　　二、对医院归档文件的收集提出的几点解决措施

　　1.档案管理者要在思想上重视医院归档文件，相关部门人员要做好审查和监督工作

　　档案管理人员要在思想上重视，端正好态度，然后在实践中完善自己。因为档案管理者是以管家的身份对医院文件资料进行归档分类保管，这些工作是细致而繁琐的，这需要她们进行定期培训和学习，加强自身的专业素质和业务技能。有效地监督是防止一切错漏的产生，在医院文件归档工作上，相关的监督部门要做好自己的本职工作，不管是在审查环节上，还是在文件是否合格的环节上，都要秉承负责的理念，坚定地走好监督的这一步。

　　2.每一位相关的工作人员要本着负责的态度，尽其所能地完成归档文件的收集

　　档案管理者就像是一条绳索一样把医院的每个部门紧紧地连接在一起，所以不要把自己置身事外，每一个部门都应该秉承负责的和参与的理念，主动去完成或者配合她们进行材料的收集。档案管理人员更是要本着服务的态度，发挥自身的魅力，和各个部门协调好关系。档案管理者可以利用现代网络信息和通讯技术，把相关的资料收集动态及时地通知到每个部门，加快收集的进度，争取把自己集中信息资源的优势发挥到最佳状态。

　　3.医院需要建立健全体制，创造良好工作环境

　　医院要建立健全《机关文件材料归档范围》和《文书档案保管期限规定》等相关制度，对《档案法》等法律法规加强宣传，并明确落实好明确好每个工作人员的工作责任[3]。适时做出奖励惩罚的制度，鼓励优秀档案收集工作者，鼓励档案管理人员要以创新灵活的方式对档案进行管理，创造良好的工作氛围，让文件材料收集向着现代化建设步伐迈进，让医院归档文件的收集工作迈向新的台阶。

　　三、结束语

　　医院归档文件的收集是一项需要长期进行而且复杂细致的工作，这就需要作为医院部门的一份子要立足于现实，怀着对历史认真负责的精神与态度，积极配合档案管理者主动向文书部门移交各门类文件材料，为维护档案的齐全完整贡献自己的一份力量[4]。更需要档案管理人员依靠档案法和医院相关的法律法规并保持认真的状态，不断完善和改进自己在文件材料上的收集归档工作，并以扎实的专业技能，运用科学灵活有效的措施，更好地为本医院进行顺利生产、经营和持续发展提供优质的服务。

　　参考文献：

　　[1]初锦绣.分析医院档案管理现状及发展[J].黑龙江科技信息，2011，2（16）：123-124.

　　[2]王静荣，王艳丽.简议县属以下医院档案管理现有问题及解决对策[J].黑龙江科技信息，2011，3（16）：100-102.

　　[3]王兆学.关于加强医院档案管理工作的几点思考[J].黑龙江科技信息，2010，1（06）：125-126.

　　[4]王兆学.关于加强医院档案管理工作的几点思考[J].黑龙江科技信息，2010，4（09）：200-202.

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