摘要：积极利用现有档案为单位各项工作服务，是档案室工作的基本任务也是档案工作的核心和价值所在，该文从档案的软、硬件建设，基础业务建设，档案编研，档案“保”与“用”的关系，信息化建设及档案利用的方式手段几个方面对怎样做好档案的利用工作进行了探讨。

　　关键词：软、硬件建设 档案编研 “保”与“用” 信息化建设

　　档案利用是指以利用者为服务对象，以库房档案为服务条件，采取多种形式与方法，开发和直接提供档案信息为各项工作服务的过程。集中统一管理各种门类和载体的档案，积极提供利用为单位各项工作服务，是档案室工作的基本任务也是档案工作的核心和价值所在，现代信息化社会，档案在工作中的作用越来越明显，那么怎样做好档案利用工作，为单位各项工作服务？

　　1.抓好“软”“硬”件建设，为利用提供保障

　　“硬”件指的是档案库房及配套硬件设施，“软”件指的是档案管理体制及管理制度、人员队伍素质。

　　1.1做好库房建设

　　档案室、阅览室、工作室三分开，配备符合要求的硬件设施，做好“十防”以保证档案安全，让利用成为可能。

　　1.2落实管理制度

　　建立以单位主要负责人为首的档案管理领导小组及管理网络，统一领导、集中管理，制定一系列档案管理制度：档案利用制度、安全保密制度、借阅制度、鉴定销毁制度等，让档案利用有章可循，在档案利用中严格遵照各项制度，对档案借阅、借出、复制、销毁严格把关，落实审批手续并做好登记、签字，在大力开展档案利用的同时，不断充实和完善各项制度，增强可操作性。

　　1.3抓好人员队伍建设

　　档案工作高低取决于档案人员素质高低，信息社会发展下，新领域、新门类、新载体，档案呈现多样化趋势，对档案人员是新的挑战，也对档案人员素质提出新标准、新要求。档案人员首先要树立牢固的服务意识。以服务为出发点，想利用者所想，及利用者所及，养成扎实的工作作风。其次要加强学习交流、积极培训。学习新技术、新方法、新知识，与时俱进，全面提升知识结构、业务水平，用丰富的知识指导实践，发现问题、解决问题，变“保管员”为“管理员”，主动热情服务。

　　2.夯实档案基础建设，方便档案利用

　　2.1加强档案收集工作、丰富库藏

　　档案大多是单位各项管理活动和生产经营、科研活动中形成的，档案工作人员要关注并主动融入单位各项事务中，注意对文件材料的收集。按档案形成规律，把各部门、个人手上各门类、各载体的有价值的资料广泛收集，特别是加强科技档案、特色档案、实物档案等收集难度大的档案的收集工作，拓宽收集渠道、改进工作方法、加强工作力度，最大限度收集档案资料，丰富馆藏，为利用提供保障。

　　2.2做好档案归档整理、保管、鉴定工作

　　根据档案规范化管理的要求，做好档案的整理归档工作，注意保持好档案之间的内在联系，做到分类科学、编目清楚、装订规范、排列有序，利用档案管理软件，科学管理。通过基础工作进一步熟悉室藏档案情况，编制完备、实用的检索工具，提高档案的查全率和查准率，使档案利用更加快捷、高效。

　　3.深入编研，做好档案二次开发利用

　　档案利用工作不仅局限于被动提供档案，如何围绕中心工作做好档案的编研，主动为机关各项工作服务是做好档案利用的重要手段。机关领导人或业务部门利用档案，往往需要参考某一项工作、某一项政策、某一项规章制度方面一系列档案材料，这就要求档案人员主动融入到机关各项事务中，主动了解和把握利用对象的需求动向，利用室藏档案资源，进行二次编研开发，全面系统地编出某些专题性参考资料或专题性档案文件汇编，如发文汇编、专题文件汇编、各类报表汇编、全宗介绍、大事记等，为领导决策及有关部门工作服务。测绘院档案室编写的《文件资料汇编》、《单位简介》、《经纬之光》大型纪念册（获衡阳市优秀编研成果奖）等，在单位的各项工作中起到了积极作用。

　　4.大力推进信息建设，提高档案利用水平

　　随着计算机技术、网络技术迅猛发展和办公自动化的深入，档案的信息化建设也成为了档案利用工作发展的必然趋势，推动档案信息化建设，才能适应时代和社会发展对档案工作创新的客观要求，使档案工作更好服务社会。档案信息化的基本措施是档案的数字化，首先要做好电子文件归档和电子档案管理，做好电子文件形成、收集、积累和鉴定归档工作。其次要实行电子文件与纸质文件“双套制”保存，把电子档案和纸质档案做有机的对应，建立相互准确可靠的标识关系。对特色档案、利用率高、保存期限久的档案进行扫描，扫描后做好校正、去污、修边、图幅拼接等图像处理，扫描后的JPEG图像转为PDF格式保存，最后对应目录数据库和图像数据库做好数据的挂接、检验。实现了档案的数字化并进一步实现文档管理的网络一体化，才能更为方便高效地提供档案利用。测绘院档案实行信息化管理，运用自主开发的“地勘单位企业资资源管理系统”，实现办公自动化及项目资源数字化管理，利用政务网接收电子公文，发文一律保存电子文档，对保存期限为30年、永久的纸质档案全部扫描，实现“双套制”归档，并通过局域网、门户网站发布院务信息、新闻动态。

　　5.正确处理好“保”与“用”的关系

　　保守国家秘密是档案人员的神圣职责，而在生产经营活动中形成的大量的各门类、各载体的档案资料中有部分档案是秘密、机密、甚至绝密级的。在实际工作中不能因为害怕泄密而将有价值的档案资料束之高阁“保而不用”，也不能只管利用而不注重档案的保密性“用而不保”，档案工作者既要注重档案保密性又要大胆利用。测绘院有相当一部分的科技档案及测绘成果资料档案是涉密的，对涉密档案我们严格按《保密法》《涉密测绘成果资料管理办法》做好档案保管、保密及利用工作，坚持上网计算机不涉密，涉密计算机不上网，在工作中建立完善的涉密档案管理制度，并根据密级不同采取不同的管理措施。对涉密测绘成果资料的利用严格执行审批程序，外单位来购买图件，必须持单位介绍信、国家秘密基础测绘成果使用申请表、测绘主管部门出具的行政许可书、签定涉密基础测绘成果安全保密责任书并经本单位主管领导审批方可提供。多年来，测绘院库藏的1：5000、1：10000省内地形图在城市建设、地籍规划、地质找矿、矿山治理、土地详查利用和预防地质灾害等领域提供了十分重要的利用参考资料，在有力地支持了地方经济建设的同时也为单位创造了良好的社会效益和经济效益。

　　6.创新利用方式与手段，拓宽服务领域

　　档案原始资料的查阅、借阅、复制、档案编研是档案利用的主要形式，我们要以利用为目的，利用现有档案，不断创新服务方式和手段，实现档案的最大价值，为社会和单位建设事业服务。我们在实践工作中不断创新工作方式，改进工作方法，做好档案的服务利用，收到了较好的效果。如：利用档案制作PPT，利用视频多媒体、三维动态演示、电视短片对库藏档案进行展示，对单位进行宣传推介；建立档案展览室，展示了大量文档、图片资料，并将实物档案、特色档案收集入内，充分浓缩展现了测绘院五十多年来的发展历程。使其成为对外展示形象及继承地质“三光荣”及“测绘精神”的重要教育基地，每年接待参观上百人次，打造出测绘院独特的企业文化名片；做好“一报一刊一网站”建设，定期出版测绘简报、测绘院刊，专人管理网站，及时更新，在网站上发布院务信息，新闻动态，提供有限性或非保密性电子文件查询、下载，实现电子文件信息资源共享。

　　总之便于利用是档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个重要标准，在档案工作中，要以主动热情的服务态度、锐意进取的工作精神、夯实的基础业务工作、创新的工作方法、先进的技术手段，科学规范化的档案管理，最大限度的发挥档案服务于社会和各项建设事业的作用。

　　参考文献：

　　[1]新编文书与档案管理教程.黄志康

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