摘 要：合同管理是联系建设单位和参建单位的重要纽带，它约束签约双方的行为，使签约双方按合同条款办事，履行相应的义务，享受合同规定的权利。通过合同控制，能够促进工程档案管理的健康发展，保证项目按合约实施。主要介绍了项目管理的相关概念，分析了工程档案管理中存在的问题，并提出了解决措施。

　　关键词：档案；管理；合同；控制；工程

　　中图分类号：G275.9；TU723.1 文献标识码：A 文章编号：2095-6835（2014）11-0108-02

　　随着我国市场经济的不断发展，合同控制在档案管理中发挥着越来越重要的作用。合同无论是在工程项目前期核准、调研、绘制施工图时，还是在工程建造施工时，抑或在竣工验收时，都起着重要的保障作用，贯穿整个工程。档案管理工作是一项重要的管理项目，只有加强了档案管理，工程才能有序健康运行。

　　1 档案管理中存在的问题

　　1.1 对档案管理工作的重要性认识不够

　　我国在工程建设中普遍存在这样一个问题：把工程建设放在关键地位，忽视了档案管理工作。在工程建设中，相关单位通常都会把重点放在控制工程的投资、提升工程进度和工作质量上，而忽视了对档案资料的收集、整理、编制工作。

　　1.2 合同条款混乱，资料整理归档不合理

　　现阶段在我国工程建设中，工程合同条款存在缺陷，往往注重工期、安全、质量等一些工程建设问题，对资料的归档整理规定较少，这样极易导致移交档案时出现相互扯皮、推诿的情况。

　　1.3 档案没有和工程付款、结算联系到一起

　　在许多工程建设中，工程建设款项都采用直接支付的方式，并不需要经过档案管理部门审核，这样会导致档案管理资料的缺失和混乱。

　　1.4 档案管理质量低下

　　一些工程受到一定因素的影响和制约，不能及时收集、整理资料。当工程竣工后，靠施工人员回忆相关细节入档，这种不同步的档案管理方法使档案缺乏准确性和完整性。此外，一些档案管理人员的素质较低，缺少相关档案管理专业知识，对档案的编制程序不熟悉，这也是档案质量较低的一个重要原因。

　　2 合同控制的作用

　　合同控制是一种典型的前端控制，它是在公平、诚实信用、等价有偿的基础上签订的，以法律为保护伞，当事人要履行合同范围内的权利义务。首先，合同控制有利于保障重点项目档案资料的真实可靠、完整有效。重点工程往往都具有结构相对较复杂、周期较长、专业性较强的特点，而工程负责人大多对档案管理缺乏控制，因此，档案质量较差。在大工程建设中，应该加强对档案管理工作的合同控制，规范档案管理工作的格式、材料顺序归类等。其次，进行合同控制可以极大地提高档案的内在质量和文件材料的有效性、真实性，但分类是否科学会影响档案的质量。通过合同控制，使档案的规整管理工作更具科学性、规范性。最后，合同控制有利于优化工作人员工作的相关流程，提高工作质量。合同控制在一定程度上等同于前期指导，通过合同的形式来提高档案质量，使档案工作人员及时将相关材料入档。在市场经济条件下，通过合同关系建立起来不同市场主体之间的关系，来保障当事人双方按照合同办事，对市场经济的健康发展是十分有意义的。

　　3 实现档案控制的途径

　　3.1 严格合同签署程序

　　在制订合同时，当事人要把档案管理作为一项重要内容列入合同条款中，并对档案管理中双方的职责、档案标准等一系列有关事项做出明确规定，必要时可采用经济制裁的方法来规范档案管理。采用定期和不定期检查的方式了解档案管理的执行情况，可根据实际中合同执行的具体问题采取有效措施解决。首先，合同中必须有档案的明确要求。当事人签订有关项目设计、施工和管理合同时，一定要根据项目的具体情况签订档案管理编订要求，明确双方责任条款，对当事人提交资料的时间和类型做出具体规定，以免当事人误交、少交或迟交档案资料。其次，要预留档案保证金，预留款项数额要根据项目的具体情况而定，在现阶段我国建设项目的档案保证金大约为合同款项的10%.通过预留档案保证金，将档案管理和工程建设联系起来，对当事人双方形成一种约束力。最后，合同的签署要召开相关会议，并严格相关程序。

　　3.2 重视合同重要性，维护合同完整有效

　　合同既是事前控制，也是事中控制，订立一份合同对工程档案的管理是十分有效的。合同要清晰完整，合同中要有人员控制，建立档案管理人员，并将工作任务具体到人，合理分配档案管理工作的相关问题。首先，提高档案管理人员的素质和专业水平，有利于档案更加完整清晰。其次，通过建立合同，对档案管理工作进行环节控制。在施工前，可以先制订档案工作验收计划表，并分阶段对档案管理的工作成效进行检查。对相关档案管理工作要进行具体定额，合理分配档案工作事项。最后，合同中要明确规定档案移交环节的相关内容，以免发生误交和延交现象。合同控制是最有效的一种控制方法，控制项目活动的方法、过程，才能保证对整个项目的有效控制。通过活动控制，能够以最少的投入获得最大的收益，对合同订立双方都是极具意义的。

　　3.3 合同执行过程要强化档案管理

　　工程资料的有效性和真实性是工程档案完整无误的重要保障，因此要严格管理档案资料的收集、整理和编制工作。档案部门应重视对合同执行的管理，对档案的编制进行指导，并对相关人员进行培训，促进有关单位及时完成档案编制工作。

　　3.3.1 对档案编制人员进行培训

　　人事档案编制的关键是充分发挥相关工作人员的主观能动性，档案编制人员的素质对档案编制质量有着决定性作用。档案编制的相关部门要分别在工程开工前和工程执行中，对档案工作管理人员和编制人员进行培训，在合同中明确各方面档案编制工作的责任，合理分配档案工作任务。

　　3.3.2 开展定期和不定期的检查和指导工作

　　档案管理部门应该及时了解各单位档案情况，并进行指导、检查和督导。档案管理部门通过到工程一线实地考察收集相关资料，对各单位的档案编制工作中遇到的新问题、新情况进行研究，并提出具有针对性的解决方案和整改措施，促进档案编制工作的合理运行。

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