三、电子文件自动鉴定规则和流程

　　（一）电子文件自动鉴定规则

　　要使电子文件实现自动鉴定，除了元数据库是不够的，还需要一些规则对其进行规约，笔者归纳出以下鉴定规则：

　　1.元数据库中的元数据项目彼此之间存在从属或并列的关系，使用等级分类的方法对它们进行表示，因此在设计数据库的时候，要把元数据项目之间的这种关系表达清楚，能提高自动鉴定的准确度。

　　2.当判断一份归档文件的保管期限时，系统自动从档案著录系统中提取专业人员拟定的主题词、文件标题等元数据，然后与元数据库中事先保存的元数据项目进行匹配，可以设置精确匹配、模糊匹配、前向匹配等多种匹配方法。

　　3.当抽取的电子文件元数据与元数据库进行匹配的时候，匹配的内容之间可能存在以下关系：（1）同一关系，指内容完全一样。（2）同涵关系，指描述形式不同，但内容一致，如计算机和电脑。（3）包含关系，指两个元数据描述的内容在语义上存在层级关系。（4）参照关系，指元数据的描述形式和内容均不一致，但内容之间互有参考的作用。因此从电子文件中抽取元数据的时候要依据概念关联规则，寻求蕴含关系，发掘隐含信息，力求匹配准确和全面。

　　4.如果匹配记录为0的话，一时无法判断该份电子文件的保管期限，就需要相关档案专业人员结合国家档案局对电子文件保管期限的相关规定确定该元数据项目的保管期限，并及时将新增加的元数据添加到元数据库中，以不断扩充和完善元数据项目，确保鉴定结果的准确、统一，方便下次鉴定使用。

　　5.在档案管理系统中设定归档电子文件到期自动检测功能，根据电子文件归档时间和保管期限，将到期的电子文件筛选出来以方便档案人员对其进行鉴定。

　　6.标题相同的两份文件，在添加和删除的时候，可以根据责任者、主题词、文件形成时间等其他元数据项目进行判断，以防重复添加或误删重要文件。

　　7.通过对抽取出来的元数据进行分析，发现大部分元数据的词性均为动词或名词，从语言学角度看，名词和动词能更好地表达主题，因此在抽取词汇的时候，首先应当过滤掉名词与动词以外的词汇，以减少计算的复杂度。此外，考虑到抽取出来的元数据还有一少部分是副词词性，主要有重大、重要和一般三种。鉴于此，笔者认为需要编一个例外词库，将这三个副词分别标明代码为1、2、3。对于某些三级、四级标识中的一般、重要以及二级标识中重复的词可以放到例外词库中，减少重复判断的次数。将一、二、三级标识中不重复的名词和动词放入元数据词库中。当判断一份电子文件的保管期限时，将抽取出来的关键词与元数据词库和例外词库中的词进行匹配即可。

　　8.对于事先有保管期限的电子文件，当自动鉴定完成后，要将自动鉴定结果和原有的保管期限进行匹配。如果匹配结果不一致，系统将文件的保管期限修正为自动鉴定保管期限。

　　当归档电子文件到期后，要对系统中待销毁的档案进行鉴定，通过从档案管理系统中导入电子文件归档日期，限定时间段，如长期保存的时间跨度是30年，短期保存的时间跨度是10年，查询出系统中哪些到期档案需要销毁。在销毁前，从著录系统中导入期满档案的主题词、文件标题等元数据项目，调用档案管理系统中的元数据库，然后将其进行匹配，确认档案是否需要继续保存。若需要，则判断保管期限类型进行归档；若不需要，则做好销毁档案目录清单，保留销毁记录，对期满档案进行销毁。

　　（二）电子文件自动鉴定流程

　　将表征电子文件内容的元数据项目抽取出来，如：文件题名、主题词、责任者等项目。然后判断鉴定模块中的元数据库中是否存在该元数据，若存在，则与元数据库进行匹配；若不存在，则人工判断该元数据是否需要添加到元数据库中。

　　参考文献：

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　　[2]何嘉荪等.OA系统中电子文件内容价值鉴定[J].山西档案，2002（1）

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　　[11]冯惠玲主编.电子文件管理教程[M].中国人民大学出版社

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