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浅谈如何做好新时期干部档案工作

人气指数: 发布时间:2011-04-08 22:22  来源:http://www.zgqkk.com  作者: 中国期刊库
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作者:张丽群 

【关健词】干部档案 标准化管理 管理科学化 
【摘  要】认真做好新时期干部档案工作,做到干部工作与档案工作同步发展。解放思想,积极探索干部档案理论。实行标准化管理,推进干部档案管理工作。夯实基础,实现干部档案收集工作的网络化、规模化、组织化和制度化。 

    干部档案工作是干部工作的要组成部分。随着干部制度改革的不断深化,对干部档案工作也提出了更高地要求,为进一步提高干部档案工作水平,充实干部档案内容,精炼干部档案材料,使其编排更合理,管理更科学,更好地服务于干部制度改革和经济社会发展,我们一定要认真做好新时期干部档案工作,做到干部工作与档案工作同步发展。 
    一、解放思想,积极探索千部档案理论 
    三十多年来的经济体制和政治体制改革,使干部档案工作各方面的关系发生了深刻变化。要做好干部档案工作,必须随着改革进一步深入,不断解放思想,发展干部档案工作理论,理顺各种关系,才能适应新时期干部档案工作的需要。我们要做好新时期干部档案工作,开创干部档案工作新局面,就必须解放思想,将多年的实践经验、感性认识以及零散的理性认识系统化,不断进行分析、研究和总结,从而建立健全干部档案工作理论,否则,干部档案工作难以有大的发展。 
    由于各方面的原因,作为社会科学中的档案学,研究宏观理论较多,而对其分支干部档案及干部档案工作方面的理论探讨很少,近年来干部档案工作的理论研究已成为档案学理论研究的一个重要课题。理论是对实践的科学概括和总结,反过来服务于实践。如果没有干部档案工作理论来指导工作,干部档案管理人员就不能很好把握干部档案工作的规律和特点,就很难能动地做好干部档案工作。在理论上,我们要进一步明确干部档案管理学是档案学的一个重要分支。干部档案是整个国家档案的重要组成部分,干部档案工作具有双重性,既是干部工作的组成部分,又是档案工作的组成部分,在进一步明确干部档案工作的理论归属及其各种理论关系,档案工作就能自学有所遵循,以理论指导实践,解决问题就有了理论基础,也可进一步明确档案工作方向。 
    二、实行标准化管理,推进干部档案管理工作 
    随着科学技术的迅猛发展,一些现代化办公设备应用于档案管理工作,这些现代化手段的引人和应用,改善了干部档案管理工作条件,改变了过去手工操作的局面,极大地提高了工作效率和管理水平,为开发于部信息、搞好干部管理创造了有利条件。当前,为了适应干部档案现代化管理的需要,不断提高干部档案工作管理水平,必须全面应用干部档案标准化规则。 
    按照国家相关部门的定义,标准是“对重复性事物的概念所做的统一规定”。标准化是“在经济、科学、技术及管理等社会实践中,对重复性事物、概念经过制定、发布和实施标准,达到统一,以获得最佳秩序和社会效益”的活动。干部档案工作标准化就是以档案科学技术和管理中重复性事物和概念为对象,制定、修订各类别、各层次的标准并将其付诸实施的过程。所以说干部档案工作标准化是干部档案工作科学化的重要组成部分。 
    第一,标准化是实现干部档案工作现代化的前提。干部档案工作现代化是建立在先进技术、严密分工和广泛协作的基础上,要求干部档案管理部门内部、各业务工作环节之间,既有严密分工,又有密切协作。标准化是通过制定和贯彻各种标准,从技术上把各业务环节有机地联系起来,形成一个统一的有机整体,保证各项工作有条不紊地进行。假设没有标准,各行其是,必然会出现互不统一,互不协调,互不衔接,互不配套的混乱局面。所以,干部档案管理现代化,必须以标准化为前提。 
    第二,标准化是实现干部档案工作科学管理的重要基础。所谓科学管理,就是根据档案的形成特点和规律,运用先进技术和方法,依据各种科学的管理制度对干部档案进行管理。这就要求在干部档案工作中建立一系列符合档案工作特点的管理制度和标准,使各项业务工作都按标准的要求来进行。所以,各种科学管理制度的形成,都是以标准化为基础的。 
    第三,标准化是提高干部档案工作质量和效率,节约人力、物力的有效措施。通过制定发布和实施一系列标准,可以把干部档案工作中需要协调和一些重复性的业务统一起来,取得最佳的效益和良好的工作秩序。

   第四,标准化是干部档案工作理论化研究的重要内容。随着标准化工作的开展,将会极大地推动干部档案工作理论的研究。在实现干部档案工作标准化的过程中,制定任何标准,都要以干部档案工作理论为指导,使标准具有先进性、合理性、科学性。通过制定标准的形式、把研究成果、新技术纳人标准,以贯彻执行标准的方式给予推广。所以,干部档案工作标准化的发展,将会充实干部档案工作理论,促进理论研究工作。 
    三、夯实基础,实现干部档案收集工作的网络化、规模化、组织化和制度化 
    干部档案材料的收集是一项贯穿人事工作始终的长期任务虽然抓住规律在一定范围内能较好地完成一定的任务,但是从根本上搞好材料收集工作必须建立一整套完整、科学的材料收集制度和方法。工作实践证明,档案的收集工作要向更科学、更高层次发展就必须做到“网络化、规范化、组织化、制度化,, 
    1.网络化。网络化就是经常广泛地与各单位建立联系网络,疏通工作渠道,掌握信息,把形成档案材料的各有关单位和收集部门这两者紧密地联系起来。收集工作的网络化是搞好收集工作的保证,档案工作如果缺少和形成档案材料单位的经常联系,也就失去了材料的来源,信息的反馈和渠道的畅通。 
    2.规范化。规范化就是掌握好材料形成规律,加强对各单位材料形成的指导,使材料达到组织上的要求的规范程度。对收集上来的每份档案材料,要逐件、逐页进行严格审查,不合格的当时退回,整理合格后再及时归人档案,从而保证材料归档质量,为查阅提供了可靠、准确的依据,同时避免了材料形成中走弯路。 
    3.组织化。组织化就是建立一支由各级党委组织部门工作人员和行政人事部门工作人员组成的兼职档案员队伍,强化组织领导,加强训练,提高素质,让他们在各自的单位中发挥应有的作用。在工作中能及时的把信息反馈上来,又能按照档案部门的要求,搞好材料的收集、整理工作,使材料能够按照要求时间及时归人档案。同时在任务紧急情况下,可协助档案部门搞好一定时期内的突击工作。有了这样一支强干的兼职档案员队伍,就能有力地促进档案材料收集工作的开展。 
    4.制度化。制度化就是根据工作要求,建立起必要的规章和各种管理制度,使收集工作制度化。如,按照制定的“定期清理核对制度”,每半年对每个干部档案进行一次清理,发现材料不全的,立即向有关单位发出“干部档案所缺材料登记表”,要求按时补上,使每个干部档案材料达到材料全、内容完整、使用方便。根据制定的“定期索要制度”中的“要求材料形成十之内归人档案”的要求,坚持通过信函、电话按时向有关单位索要材料,保证形成材料不在基层单位积压,及时归档,使干部档案工作及时、准确地为干部管理工作提供有效信息。









关于更新档案管理理念实现档案管理科学化

作者:鲁风琴 李炎  

【摘  要】人事档案及其管理工作在医院建设中起着关键作用,它为单位提供各类人才基础信息,为劳动工资制度改革、专业技术职称评定和职工福利及提拔任用等提供依据。所以,应重视人事档案管理,更新人事档案管理理念,实现档案管理科学化、规范化、现代化。 
【关键词】人事档案现状  对策分析 

  随着各项制度的改革,人事制度改革也日益深入。医院转型后,人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求,更新人事档案管理的内容、范围,档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等,是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。现就新疆医科大学第五附属医院人事档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析,与同行们探讨。 
  一、医院转型后,人事档案现状及存在的问题 
  1.人事档案交接手续不严密,重视不够。档案人员大多不是专职,故离岗或调动工作时,移交档案、手续不按程序办理,该检查的不检查,该清理的不清理,该签字的不签字,导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有的人认为,档案交接只是一串钥匙的问题,使得人事档案交接工作前后脱节。由于医院中心工作是医疗、教学、科研。医院管理的重点是如何提高医疗、教学水平,改善环境条件,为病人提供优质的服务,而对人事档案管理不够重视,存在医院人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。 
  2.档案管理人员对人事档案补充、收集、更新缓慢。归档材料未能及时、准确地得到补充。另外,某些科研、教学、职称考评、继续教育、业绩考核等方面的材料不归档,使存档的材料不能真实地反映本人现实情况,导致人事档案的不完整。 
  3.档案管理人员对档案重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传,职工本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新;其次是人事档案管理基本上是兼管,属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制,档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。 
  4.员工本人对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了,档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度,有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚;还有的认为自己的档案不应在本人所属的单位,而由本人保管;有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想、观念必然导致人事档案材料不全或缺失。 
  5.人事档案管理手段落后。新疆医科大学第五附属医院人事档案管理基本上是由人事科工作人员轮流管理。因此,工作存在问题较多,在档案管理手段上,没有单独的计算机和档案管理软件,查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜,占地面积大,使用空间也不能较理想应用。 
  二、对策及思考 
  医院人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映,所以,加强医院人事档案的管理,充分发挥其利用价值,才能更好地为党组织、人事部门工作,为职工本人服务。针对以上存在的问题,就干部人事档案管理工作提出以下几点对策及思考:
  1.严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密责任重大的工作,应按程序办理。档案交接手续:一是对所保管的档案进行一次全面清理,做到账务相符;二是对借出的档案要及时催还,并整理好借据,并在借据上注明原因及催还情况;三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时存档;四是按档案移交要求进行移交,并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等,还应在移交文件上签字盖章,要做到对交接工作负责。 
  2,强化档案管理意识,严格档案管理程序。强化医院领导干部档案管理意识,提高档案管理硬件设备,增加档案库房,购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。弓I进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统。医院不仅是人事管理工作的重要环节,在与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关的同时,更应提高档案管理人员综合素质,提高工作主动性,从根本上确保人事档案材料准确完备、及时归档。此外,建立健全档案管理制度,努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。 
  3.建章立制,有章可循,规范操作,积极主动做好档案收集工作。制度上墙,操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿、职工档案转入、转出登记簿,职工档案材料转入、转出登记簿,档案材料移交表等。对由于历史原因造成,确实收集不到的档案材料,要查明原因,登记说明,为以后查找提供方便。因此,我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤,及时追补和不断补充新的资料,真正起到人事档案的依据作用。 
  4.积极做好宣传工作,加强档案人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作,对收集的材料要认真核实,把真实可靠的材料收入人事档案,把好质量关。在档案鉴别过程中,档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整,充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性,不断改进工作方式、工作方法,创新工作模式,提高工作效率,提高业务素质。在鉴别过程中,能明辨是非,坚决把那些虚假的资料拒之门外,维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。 
  5.提高对职工档案材料重要性的认识。一是加强宣传力度,提高职工对其人事档案重要性的认识,做好咨询服务工作,利用多种渠道向职工宣传有关人事档案的管理知识,使其认识到,人事档案并不是可有可无的,它对职工今后重新就业有着重要的影响。二是加强对职工人事档案的规范化管理,做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作,完善档案内容,及时补充档案缺失材料,提高档案的利用价值。
  6.加快档案信息化进程,提高工作效率。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索,进而实现网络化管理,已经成为人事档案管理工作的重要议题。这就要求尽快建立人事档案数据库,使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时,在规定相应使用权限的情况下,部分信息对部门和个人开放,建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来,不仅能增强全体职工的档案意识,增加人事档案管理工作的透明度,还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定信息基础。 
  截至目前,单位共有人事档案1514卷,在职干部624人,工人档案70卷,离退职工档案470卷,聘用人员档案350卷。为了实现人事档案管理的现代化,我们计划利用先进的计算机技术和科学的检索系统,实施人事档案动态管理,利用计算机将干部档案资料整理、分类、排序输人电脑,使档案数据化、信息化。在档案的借阅、查阅、归档、统计等日常工作方面,实行微机化操作。 
  通过人事档案现代化管理,在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面合理性和公正性得以体现,从而真正做到人尽其才,才尽其用。 
  总之,要使档案工作有新的进展和突破,就要抓住当前有利时机,加强学习、不断改革创新,冲出原有的思路、模式,形成一整套新的档案思想、档案观念,才能适应档案事业的发展,并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。
 

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