【摘 要】酒店培训部行政人员工作能力的高低将直接决定培训部门的工作质量与工作效率。培训部行政人员的工作包括部门文书工作、培训管理督察工作和培训教授工作。三类工作对于行政人员在能力素质上的要求各有不同。
【关键词】酒店培训;行政人员;能力
培训部是品牌高星级酒店必不可少的重要部门，肩负保证员工服务质量标准统一，酒店管理规范有序的重要职责。酒店培训管理的主要工作由培训部门所属行政人员来完成，除基本行政工作以外，还包括培训日常管理和培训讲授等，这就要求酒店培训部行政人员具备更多方面的素质和能力。
1 酒店培训部行政人员的主要工作内容
培训部行政人员通常由培训部经理（主管）直接领导，日常工作主要包括：
（1） 日常收发文件管理：培训部相关办公文件的接收整理存档及发放呈递记录。
（2） 文稿撰写：培训部相关备忘、制度、文件等应用文稿的编写。
（3） 培训管理工作：包括各部门培训计划的催缴、检核、记录；培训现场检查；部门培训支持等。
（4） 酒店产品知识资料更新收集：汇集员工应掌握的全部本酒店相关知识，并不断更新完善。
（5） 建立并不断更新员工培训记录：建立酒店全体员工培训档案并根据参加培训课时、酒店人员变动不断更新。
（6） 培训资料收集：酒店各专题培训相关支撑参考资料的不断收集整理学习。
（7） 组织员工培训及课程教授：组织定期新员工入职培训及不定期专题培训，准备教案、道具，制作课件并担任培训讲师。
（8） 员工仪容仪表服务现场稽查：不定期高密度地到员工工作现场进行员工仪容仪表、服务操作标准化规范化检查。
实际上可以将酒店培训部行政人员的工作归结为三大部分：一是部门文书工作；二是培训管理督察工作；三是培训教授工作。判断一名酒店培训部行政人员工作是否合格，也应主要从这三方面进行考察。
2 文书工作能力
文书工作是行政人员最基本的工作，主要包括文字处理、办公自动化操作、资料整理等。
2.1 文字处理
酒店培训行政人员应具有良好的文字组织和语言表达能力，中英文打字速度快，能熟练操作五笔输入等汉字输入法。掌握常用英语口语，有较好的英语阅读和写作能力。熟悉酒店公文统一格式要求，熟悉通知、纪要、总结、计划等应用文写作。
2.2 办公自动化操作
酒店培训行政人员应能独立操作计算机，熟练操作Word、Excel、PowerPoint、Outlook等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧，并能熟练运用各类办公自动化设备，打印机、复印机、传真机、扫描仪、刻录机等。
2.3 资料整理
办公资料繁乱纷杂，作为行政人员应具备良好的资料整理、分类、归档能力。掌握酒店培训信息管理系统，负责系统信息的更新与维护。
3 培训管理督察能力
培训管理督察主要包括培训效果检查与部门培训的督促跟进协调。
培训部行政人员在对员工进行行为检查时，必须明确掌握检查标准，并保证检查的公开公平。首先行政人员自身应对各项规章制度掌握的非常清楚，并严格按照标准来规范自身行为；其次应对待所有员工一视同仁，保证酒店服务的规范与统一。
做好部门培训的督促跟进协调工作需要有良好的沟通协调能力，很强的抗压能力与专业的职业素养。由于酒店各部门的工作任务都很繁重，部门管理者可能会忽略培训工作，使得部门培训工作开展不完全或不到位。因此，培训部行政人员需要积极与酒店各部门包括上至酒店总经理，下至普通员工进行有效沟通，使他们明白培训的重要性，支持培训工作，保证培训体系的有效建立与完善运转。培训部行政人员应善于沟通，能够对不同对象采用不同的沟通方法，在专业礼貌的前提下进行部门之间的斡旋，在保证本部门工作的前提下尽量给予对方以体谅，面对难题不后退不沮丧，在任何时候都不丧失耐心和微笑。沟通能力的强弱是工作能否顺利开展的重要前提，在酒店这个需要时刻与人打交道的行业体现的更为突出与深刻。
4 培训教学能力
酒店培训部行政人员通常还要在员工培训项目中担任部分课程的讲授，这就要求培训部行政人员具备相应的语言能力、知识水平和培训技能。
标准的普通话、流利的口头表达和为人师表的气质风范是一名培训讲师站上讲台的基础条件。语言表达，是将知识传授给学员的必要手段，表达能力的强弱将很大程度决定教学效果的好坏与培训目标的达成。此外，个人气质风范也会影响学员对于讲师专业度、亲和度的判断，因此培训部行政人员应当衣着正式、举止得体，表情自然。
酒店培训的对象当中很多都是从业多年的老员工，其学历或知识含量也并不见得比培训讲师低，如何才能使他们学有所获？要求培训人员除了熟练掌握岗位技能、技巧以及与之相关的实践和理论知识以外，还要不断的更新、创新，从实践工作中总结出精华理论再回头去指导学员怎样运用到实际岗位上。酒店员工培训实质是一种成人教育，员工希望所学能够立刻应用到工作中，能够立即解决实际问题。因此在培训中需要更加注意给出员工实际可行的方法，与员工本职工作密切结合，才能得到员工的认可与兴趣。这也要求培训部人员更多的深入到各部门工作一线，了解每个工作岗位的基本工作状态。
酒店培训注重时效性，要通过尽量短的培训时间达到尽量好的培训效果，因此对于培训讲师的课程设计能力也就提出了较高的要求。怎样将知识和技能结合起来，在限定的时间内利用先进的教具，展现精美而又引人入胜的课程？培训对象、培训环境和培训目的不同，培训模式的选择也不尽相同。课程设计应首先把握课程目标，梳理课程内容，明晰知识层次结构与知识点，使培训学员听课后对这堂课的内容有很清晰地认识。此外，课程设计还包括破冰活动选择、教材选择、教授方法选择（讲授法、案例分析法、比较法、激励法、表演法等）、课件制作、把握课程进度、环境选择、预演、最后的修定等一系列的步骤。在教授方法选择方面，由于员工培训更注重学员的专注度与积极性，因此在培训中穿插讨论、角色扮演、拓展游戏等有效教学手段来提高员工参与度，加深员工的理解与认识是非常必要的。
可见，要做好酒店培训部行政人员工作并不是一件简单的事情，需要具备多方面的技术和能力。一名优秀的酒店培训部行政人员应该既是一名优秀的行政秘书又是一名优秀的培训质量督察员更是一名优秀的培训讲师。
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