作者：龚炳荣
【摘 要】本文通过对会计信息系统的解释、利弊分析及风险的控制,加深了对会计信息系统的了解,有利于会计信息系统的推广使用。
【关键词】会计信息系统;风险;影响
会计信息系统是企业管理信息系统中的一个子系统,是组织处理会计业务,为企业提供财务会计信息并管理控制企业经济活动的系统。会计信息系统经过多年的发展,已经由核算型向管理型过渡,由单用户向网络化发展,尽管我国会计软件的功能、集成化程度都在不断提高,但是会计软件在设计思想上依然存在一些缺陷。
一、会计信息系统的定义
会计信息系统是一个对会计数据进行采集、存储、加工、传输并输出大量会计信息的系统。它通过输入原始凭证和记账凭证,运用本身特有的一套方法,从价值方面对本单位的生产经营活动以及经营成果进行全面、连续、系统地定量描述,并将账簿、报表、计划分析等输出反馈给各有关部门,为企业的经营活动和决策活动提供帮助,为投资人、债权人、政府部门提供会计信息,以便更加有效地组织和运用现有资金。
二、会计信息系统代替手工记账
会计信息系统代替手工记账就是指用会计软件输入会计数据,由计算机对会计数据进行处理,并打印输出会计账簿和报表。但这是一个比较复杂的问题,搞不好,就有可能使会计工作产生混乱或造成数据丢失,给单位带来损失,因此,在从手工核算转向电算化核算的衔接和过度阶段,必须具备一定条件。建立完整的会计电算化内部管理制度,配有专门或主要用于会计核算工作的电子计算机,并配有熟练的专职或兼职操作人员。要建立会计电算化岗位责任制,明确每个工作岗位的职责范围,定人员、定岗位、明确职责、各司其职,以利于会计电算化工作的程序化和规范化。
三、会计信息系统对会计核算的影响
1、会计数据的来源发生变化,对会计信息质量产生影响。
积极的影响有:(1)会计数据不必重新录入,减少了会计数据录入错误的机会 ;(2)会计数据直接从其他系统采集,保证了数据库的完整性;(3)会计系统从其他系统实时采集数据进行会计处理,保证了数据的及时性。
消极的影响有:(1)从其他系统直接采集的数据,如果数据本身有错误,则该错误可能会带到会计系统; (2)会计人员被动地接受其他系统工程生成的数据进行会计处理,审核功能被削弱;(3)由于实现了数据的快速传输与数据库共享,数据生成部门或客户如果反复更改同一经济业务的数据,则会给会计部门的财务处理带来不便。
2、信息流与单证传递相脱节,会计核算的原始凭证形态发生变化。当企业的信息系统大规模联网时,数据可以跨部门、跨地区传输,且传输的速度极为迅速,而纸质原始凭证却不可能以同样的速度在需求部门之间进行传递,有些电子交易甚至没有产生原始凭证。在这种情况下,会计记账时难以取得数据发生时的纸质原始凭证,而只有原始数据管理部门的数据处理凭证,如业务员部门的数据交换凭证和数据总凭证等。企业的信息系统越发达,数据的共享性越强。然而,在数据共享的同时,数据的使用部门往往要无条件地接受所共享的数据,难于审查数据发生时的原始凭证,会计部门在会计核算时也会面临这种情况。
3、系统升级时的稳定性和可靠性对会计数据库的处理具有较大影响。在信息系统不断发展的过程中,系统的升级要对原有数据和系统进行更新和替换,新系统达到稳定和可靠也要经过一段时间和过程。为了保证数据处理的可靠性,往往要求和老系统并行一段时间,稳定后再甩掉老系统。在实际工作中,新系统切换后,造成会计数据信息丢失的情况时有发生。系统升级过程中新系统的稳定性和可靠性对会计数据的处理具有较大影响。
4、会计人员对信息系统管理人员的依赖性削弱了会计的可靠性。随着信息系统的发展,信息系统的管理越来越专业化,信息管理体人员的作用越来越重要。特别是会计信息系统也由企业的信息系统管理人员进行管理和维护,信息系统管理体制人员掌握会计核算的计算机程序的数据库。在实际工作中,上于会计人员缺乏信息技术知识,在进行一些特殊的会计处理时,或者在会计处理过程中出现问题时,只能由信息系统管理人员帮助解决。在解决问题时,会计师人员有时会提供本人的代码和密码,使信息系统管理人员极易掌握会计人员设定密码和代码的规律。如果会计人员事后不及时修改密码,信息系统管理人员甚至可以直接使用会计人员的密码进入会计系统。
四、会计信息系统的安全风险
1、会计信息的真实性、可靠性。开放性的网络会计环境下,存在信息失真的风险。尽管信息传递的无纸化可以有效避免一些由于人为原因而导致会计失真的现象,但仍不能排除电子凭证、电子账簿可能被随意修改而不留痕迹的行为。传统的依靠鉴章确保凭证有效性和明确经济责任的手段不复存在。由于缺乏有效的确认标识,信息接受方有理由怀疑所获取财务数据的真实性;同样,作为信息发送方,也有类似的担心,即传递的信息能否被接受方正确识别并下载。
2、企业重要的数据泄密。在信息技术高速发展的今天,信息在企业的经营管理中变得尤为重要,它已经成为企业的一项重要资本,甚至决定了企业的激烈的市场竞争中的成败,企业的财务数据属重大商业机密,在网络传递过程中,有可能被竞争对手非法截取,导致造成不可估量的损失。因此,保证财务数据的安全亦不容忽视。
3、会计信息是否被篡改。会计信息在网上传递过程中,随时可能被网络黑客或竞争对手非法截取并恶意篡改,同时,病毒也会影响信息的安全性和真实性,这些都是亟待解决的问题。
4、计算机硬件的安全性。网络会计主要依靠自动数据处理功能,而这种功能又很集中,自然或人为的微小差错和干扰,都会造成严重后果。例如安全管理不力,使得计算机被盗,或光盘、磁盘等磁介质载体档案的保管不善,造成信息丢失或泄露等。
五、为了更好地利用网络会计带来的优势,保证信息数据质量和安全,应从以下几方面入手,以网络技术为基础,结合会计需要,确保网络安全有效地传递信息。
1、系统加密管理。在会计信息系统中,对一些需严格控制操作的环节,设上“双口令”,只有“双口令”同时到位才能进行该操作。“双口令”由分管该权限的两个人各自按照规定设置,不得告知他人。这样不仅加强了控制管理,保证了数据安全,而且也保护了相关的人员,便于分清各自的责任。
2、建立严格的数据存贮措施。为了提高系统数据的安全性和在意外情况下的“自救能力”,应建立双备份,备份后的两份数据应由不同的人员持有,并设有相应的口令,一份进行加密存贮,由监管人员持有;另一份是非加密的,由具体操作人员使用。
3、强化内部控制。完善的内部控制可有效地减轻由于内部人员道德风险、系统资源风险和计算机病毒所造成的危害。但就目前的电算化会计信息系统实施内部控制的情况来看,许多企业对内部控制认识不足,控制措施不力,致使应用系统中安全隐患较多。在网络环境下,由于其开放性,它的系统风险比目前的电算化会计系统更大,因此尤其需要加强内部控制。
参考文献:
[1]王秀敏。会计电算化的推广使用[M]北京:经济科学出版社,2005.
[2]罗振明。会计信息系统的利弊分析[M]北京:中央财经大学出版社,2006.
[3]刘金辉。会计信息系统的风险探讨[M]西安:西安交通大学出版社,2003.
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