利用工作是档案工作的中心环节，档案利用统计是档案事业统计中的重要内容之一，目前档案利用统计是反映档案利用情况的主要方式。但由于多方面的原因，基层单位的利用统计还不够规范和完善，基本上还处于被动应付的境地。

　　1、我国基层单位档案利用统计工作中存在的不足

　　1.1档案利用统计项目不足

　　自上世纪末以来，我国基层单位档案室工作统计开始纳入全国档案事业统计年报，利用工作方面的统计工作就此开始。借助档案利用的统计数据可以分析档案利用的特点，折射出档案库存档案资源及其管理的特征。随着社会的发展，时代的进步，现有的档案利用统计项目存在较大的局限。

　　一是档案利用类别分辨不清。基层单位尤其是高校档案利用中，私人利用呈现逐年上升趋势，但是档案统计工作中一直没有要求与体现。1999年和2006年国家统计局同意对档案统计制度进行了一定的修改，对进一步完善、丰富统计指标体系起到了较好的作用，但就档案利用统计方面几乎没什么变化。2012年度新修改的档案统计内容中档案馆基表中增加了“单位”和“个人”两个类别，而档案室表中还是没有进行区分。

　　二是档案利用目的难以区分。我国档案利用统计中一直沿用的六大目的分类，在基层单位也难以区分，多数利用都是统计在“工作查考”中。在2012年最新修改的档案统计年报中，档案馆表中取消了利用目的，而档案室表中却保留了利用目的，将原来的“编史修志”归入“科学研究”，利用目的由原来的六种改为了五种。但是档案室查档的私人用户越来越多，已成为无法忽视的群体，有的高校将私人利用放在“其他”中，有的放在“科学研究”中。很多档案室和档案馆利用工作相似，如高校档案馆和档案室工作内容与性质基本一致，只是工作规模少有区别。如此区别设置没有多大意义。

　　三是用户利用满意度没有统计。档案统计年报中一直没有设置用户满意度统计指标，利用工作中很少有人关注满意度，统计工作中更是无从了解此项内容。

　　四是档案利用效益没有统计。利用效益是利用效果的反映，因为统计年报中只统计利用数据，如利用人数、利用档案卷（件）数、页数及复印数等数据表象，因此基层单位很少进行的利用效益统计，通常情况下，只是在迎接档案工作评估检查等工作前，应付性的补记一些。笔者调查过一些高校和机关档案室，全都是如此。

　　1.2档案利用统计数据质量难以保证

　　基层单位的档案部门（通常是档案室）是单位内部的一个工作机构，档案利用主体是本单位工作人员或与本单位有某些关联的人员，通常情况下，只有在借阅档案时，为防止档案的遗失而进行借阅登记，借阅登记表一般包含：日期、单位、案卷或文件题名、利用目的、期限、卷号或件号、借阅人、归还日期等。但是在查阅、电话咨询、网上数字档案信息利用、电子文件下载等利用中通常没有系统的登记。年终编制统计数据时就难免三分统计七分估计，可以说应付成分多，数据质量难以保证，由此数据指标很难准确。

　　1.3电子化、数字化档案利用统计较难把握

　　虽然2012年最新修改的档案统计年报中增加了数字档案利用情况的统计表，统计项目设置跟档案实体利用统计项目相同。但是因为数字档案和电子文件的下载量较难统计，此类利用的数量统计还较难把握。

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