【关键词】病案 编号 工作流程
对于病案来说，重要的是尽快有一个识别标志，即病案号。收集病人身份证明资料及分派病案号是对每位住院或就诊的病人做的第一步工作，也是以后获得恰当的病人身份证明资料的唯一途径。病案采取编号管理是对资料进行有效管理的最为简捷的方法。
一 编号的方法
(一)系列编号
这种方法是病人每住院一次或门诊病人每就诊一次就给一个新号，即每次都将病人作为新病人对待，发给一个新号，建立新的病人姓名索引和新的病案，并与该病人以前的病案分别存放。此种方法当病人住院次数越多时，其资料就越分散。
(二)单一编号
方法：在每位病人第一次来院就诊时，不管是住院、看急诊或门诊，就要发给一个唯一的识别号，即病案号。
采用这种方法不论病人在门诊、急诊或住院治疗多少次，都用这一个号。这种方法的特点是：每个病人只有一个病案号，一张病人姓名索引卡，病人所有的资料都集中在一份病案内。这些资料可以是来源于不同时期、不同诊室和病房。如果不是单一病案也可以使用单一编号系统将分散放置的病案联系起来。
(三)系列单一编号
它是系列编号和单一编号的组合。
方法：病人每就诊一次或住院一次，都发给一个新号，但每次都将旧号并入新号内，最终只有一个编号。
此种方法在归档或查找时，需在消除的原病案号的位置上设一指引卡，以表示病案最终所处的位置，因此病人越是反复就医，病案架上的指引卡也越多，且病人姓名索引的资料也要不断的修正。
二 号码的类型
(一)直接数字顺序编号
方法：按阿拉伯数字的顺序从0开始，按时间发展分派号码。
系列编号和单一编号系统均采用这种发号方法。
直接数字编号的类型，一般都认为比较好，用的也较广泛。
(二)其他编号类型
1.字母-数字编号 这种方法是将数字与字母结合起来使用。优点是可以用于大容量的编号。例如：用AA 99 99代替99 99 99。
我国有些医院曾采用过此种编号方法。当编号发展到十万时，就更换字母，有人将此称为“十万号制法”。其目的是想将号码控制在五位数，但实际上加上字母后的号码仍为六位数。由于病案数量发展快，字母就更换得频繁，使用上造成诸多不便。其缺点：
(1)各类医务人员在使用病案号时难免写错或漏写字母。如医师的处方、病案记录、各实验室检查申请单和报告单、各种申请书、护理记录等需要书写病案号者。
(2)病人不注意病案号中的字母，往往只记得数字编号，因而其提供的查找病案的号码常是错误的。
2.关系编号 关系编号是指其部分或全部号码在某种意义上与病人有关。如采用出生日期8个数字中的后6个数字，再加上表示性别的数字(奇数表示男性，偶数表示女性)、表示地区编码的数字及2～3个或更多的数字作 为顺序号以区别生日相同者。
例如：70 08 30 1 09 2
年 月 日 性别 顺序号 地区码
在计算机系统中，除此以外还应有1～2个校验值。
亦有采用国家身份证号码作为病案号的。
使用关系编号的优点：
(1)病案号上内含一些与病人有关的信息(性别、年龄、出生日期)，使病人容易记忆，如果在检索病人姓名索引发生困难时(拼错姓名、同名同性别)，根据出生日期或其他相关信息就可以找到病案。
(2)可以较好地鉴别病人。
使用关系编号的缺点：
(1)由于号码较长，增加了记录错误的机会，特别是在非自动化系统中。
(2)数字的容量有限，因为使用的出生日期的最大数字是31，月份的最大数字是12，只有年的数字是从00～99。
(3)如果在建立病案时不知道出生日期，就需要临时用假号代替，一旦知道了生日就要变更号码，给管理带来不便。有人认为此法并不是一个好的方法。
3.社会安全编号 使用社会安全号主要是在美国。与身份证号码使用相似，所不同的是有些病人可能不只有一个安全号，医院不能控制和核实社会安全号的发放情况，只能使用它，造成号码的不连贯。
4.家庭编号 以家庭为单位，一个家庭发给一个号，再加上一些附加数字表示家庭中的每一成员。
例如：家庭号码为7654附加号码为01=家长(户主)02=配偶03以后的数字=孩子或家庭其他成员
家庭中每一位成员的病案(或称之为健康档案)分别用一个夹子(或袋子)保存，然后将所有的病案以家庭为单位按数字顺序分组排列。
在一些地区的社区医疗单位分片划区管理，以社区街道或里弄门牌号码或居民楼牌号码建档，强调以家庭为单位。家庭编号适用于那些门诊治疗中心、社区医疗单位及街道保健部门的健康咨询、预防保健等。
此方法的主要缺点是当家庭成员发生变化时，如结婚、离婚、病故等造成家庭人数和其他数字的变化，特别是要改变病人姓名索引资料。
5.冠年编号 即在数字号码前冠以年号。年与年之间的号码不连贯。
例如：1992年的病案号自92—00001开始编号
1999年的病案号自99—00001开始编号
此种方法的优点是可以直接从病案编号上获得每年病案发展的情况，但其缺点也是显而易见的。
三 号码的分派
一个好的病案管理系统应能有效地控制病案，从病人一入院建立病案时就应对其实行有效的管理，要建立有关的登记、索引和号码的分派等，不要在病人出院后再做这些工作，只有在病人入院时或住院期间做好病案的登记工作，才较易获得完整准确的资料。
号码的分派有两种主要方式：
(一)集中分派
通常只有病案科负责分派号码。
无论是手工操作还是利用电化设备工作，号码的分派过程都应进行清晰地记录和控制，保证号码的准确发放。
(二)分散分派
如有若干个登记处，病案科应将事先确定好的大量供新病人使用的几组号码同时发放到各登记处。每组号码的数量应由每个登记处的工作量而定，这些号码应加以限制并应小心控制，登记处应将每日号码发放的情况反馈给病案科。在每个独立的登记处，当他们的计算机可用于核实病人姓名索引并同时得到下一个病案号时就可以进行号码的分派。但要注意，如果有很多人负责分派号码就会增加号码重复使用的可能性，因此应有一套控制措施。
参 考 文 献
[1]张颖捷.病案管理流程监控系统应用浅析.中国病案 2006年第08期.
[2]陈俐,邹郢,吕红梅,谢静东.病案管理使用分析[J]解放军医院管理杂志, 2006, (08) .
[3]王婕,章凡.浅论新形势下的病案管理[J]西南军医, 2006, (06) .
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