一、高校基层教学管理工作

　　随着社会主义市场经济的不断发展，我国逐渐形成了开放式的和多样化的办学模式，突破了高校原有的单一封闭的办学格局[1]。高校基层教学管理工作主要是指教学系中协调学校行政部门、在职教师与在校学生关系的相关工作。由于学生的主体地位在当前高校中越来越受到重视，基层教学管理工作的重要性也随之凸显。教学秘书室高等学校教学管理最基层的管理人员[2]，是基层教学管理工作的执行者和协调人。教学秘书的主要工作有以下几个方面：第一，负责对学校下发的各类文件进行分拣过滤，并将与本系教师有关的相关通知传达下去；第二，负责对需要上交学校的材料进行分类整理，并最终上报学校；第三，对于教学过程中的出现的问题进行应急响应和协调工作，例如及时协调任课教师变更、监考人员变更等。

　　随着计算机及网络技术的飞速发展，校园网纷纷建成，办公自动化逐渐走入高校[3]。办公自动化系统的使用也带来了一些问题：首先，办公自动化系统打破了传统的管理模式，文档电子化使得传统的文档管理模式不再适用；第二，办公自动化系统的引入使得教学管理面对的信息量急剧增加，也就使得文档分拣和管理的工作量急剧增加；第三，过去批量印刷的纸质表单都改为提交电子文档，导致每次都需要重复建立表单样式。

　　二、文档模板化

　　本文中提到的文档模板化主要包括两方面含义：

　　第一，对于经常进行存档或提交的文件，例如各种汇总表、报表等，建立相应的模板文件。建立模板文件的过程如下：首先，在新的字处理或电子表格软件中构建要定义模板文件的框架内容，对于电子表格可以预先定义好计算公式，这样在填入内容后结果就可以自动计算出来了；然后，将制作好的文档另存为模板文件。

　　第二，对于每学期都需要处理的文档，可以按照类别或相关部门进行分类，并建立相应的文件夹结构模板。也就是说预先定义好每学期需要归类的文件类别并建立相应的文件夹，例如教学通知、会议通知或教务处、科研处等。这样在收到通知的时候就可以将电子文档存储到相应的文件夹，便于今后的查找和管理。

　　三、文档模板化的应用研究

　　1.模板文件的应用

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