在使用模板文件时，只需要直接双击之前建立的模板文件就可以自动建立一个带有预定义样式的新文档。例如，教务处需要教学系提交教师指导毕业论文情况统计表时，只需要双击名为"教师指导毕业论文情况汇总表.xlt"的模板文件，就会自动生成带有预定义格式的电子表格文档，之后只需要将本系教师指导毕业论文的具体情况按照表中要求填入后进行保存即可。

　　使用模板文档有以下几个优点：第一，使用起来就像批量印刷的纸质表格，不需要重新制定格式，只需要输入内容、十分便捷；第二，使用同一模板建立的文件具有相同的结构，便于对不同文档中的内容进行合并这里；第三，对生成文档的结构修改不会影响到模板文件，也就是说即使改变了生成文档中的原有结构，用模板生成的新文档仍会保留原有结构。

　　2.文件夹结构模板的应用

　　每学期开始时，新建一个以当前学期命名的文件夹，并将预先定义好文件夹结构复制一份到该目录中。这样，在收到通知或文件时就可以将其存放在相应的文件夹中，便于对文档的归类和管理。例如，收到一份教务处通知就可以将其存放到本学期文件夹下的教务处文件夹中。使用文件架结构模板的优势：第一，利于文件分类管理，将同类文件存放到同一个文件夹可以大大的提高文档的查找效率；第二，反复使用相同的文件夹结构可以增加对文档管理的熟练度，从而进一步提升教学秘书在基层教学管理工作中的工作效率。

　　四、结语

　　随着信息技术的发展和对低碳生活的倡导，办公自动化系统和无纸化办公理念正在我国的高等院校中普及。在这种形式下，对于高校教学秘书的无纸化办公能力要求也在逐步提高。使用文档模板化的办公方式，可以极大的提升教学秘书在当前形式下的工作能力和工作效率。

　　参考文献

　　[1]浅析高等学校基层教学管理的现状和改进.彭海霞.科教文汇.2012年3月.

　　[2]浅谈高校基层教学管理工作对教学秘书必备素质的要求.石志建，葛伟，葛超，等.河北农业大学学报(农林教育版).2012年8月.

　　[3]高校无纸化办公模式初探.曹敦虔.广西民族大学学报(自然科学版).2006年12月.

 

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