明代两京官署志之多，独冠历代，其纂修跨越景泰后各朝，涉及官署众多，且集中在文职官署，以文官群体自发修志为主，有其深刻的社会历史背景。两京官署志不仅记载了官署职掌，记载了圣训、公署、历官表、列传、艺文等官署相关掌故，是官署政治文化的载体，有深厚的政治文化蕴涵。
　　（一）地方志与政书体系对官署典故的缺载：两京官署志纂修的客观需求两京官署志既能较系统、条理地记载官署相关典故，又能反映官署的机构架设与权力层次，其内容与功能，是方志与政书等文献无法完全覆盖的，此构成官署修志的客观需求。明代两京之设，及众官署之置，无疑是官署修志的制度基础。两京官署多为上层建筑，其掌故难以纳入地方志体系中。在外官署因有方域、齐民之寄，如布政司、州县衙署，即使修志，其内容也会像地方志。明代省府州县地方志繁多，而未见布政司志及州县官署之志，大概即以地方志中已有公署、职官题名、名宦等在外官署相关的内容，无需另外修志。因此，明代在外官署之志极少，仅见《长芦运司志》、《山东盐运司志》、《两淮运司志》、《河东运司志》、《福建运司志》等运司志，多与盐政相关。《陕西行都司志》，亦被视为地方志，以及《福建市舶提举司志》、《龙江船厂志》等少数几种。明代顺天府、应天府虽俱有志书，但显然两京官署典故难以纳入其详细记叙的范围。
　　明代政书以官修《诸司职掌》与《大明会典》为代表。《诸司职掌》以六部为核心，内容较详。
　　其中，仅都察院、通政司、大理寺以及五军都督府立有条目，且内容疏略。之后所修弘治、万历二部会典，皆以北京六部为核心，内容详尽，其它诸司虽亦立目，多不过一卷。既使是六部，亦以职掌为主，而缺乏官署、职官表、列传等方面的内容，无法反映官署典故的全貌，才有修官署志的必要，尤其是那些会典中记载阔略，但掌故繁多、礼乐齐备的官署。如弘治时谢铎修《国子监续志》
　　时即云：“或疑今朝廷会典方行，诸司之法制具在，此志虽不作可也。铎窃以为古者既有职方氏掌天下之图，又有小史以掌邦国之志，盖列国各有史，以纪时事，正欲详略相因，大小悉备，而不容以偏废也。监之有志，殆不可缺。”?瑖瑡可见，虽有会典，但所载“国子监”仅一卷，不足以备国学典故，才有修志的必要。又如北京太常寺，所掌天地、宗庙、社稷、陵寝、孔庙等祀，皆礼之重典，而会典中仅一卷篇幅，难以据之行事，是以北京太常寺之志最多。而且在晚明，出现了《太常考》与《太常续考》，《太常纪》与《太常寺续纪》二种续修版本的官署志。《太常寺续纪序》载：“故郊焉而天帝格，庙焉而列圣享，递至百神，尔主群黎，遍德何非，此夙夜敬止者为之召乎？此君道也，臣道也，纪之所繇作也。”?瑖瑢可见太常所掌，乃“君道”、“臣道”攸关，至为重要，才是《太常纪》与《续纪》纂修的根本原因。《太常考》之修，亦是因“太常志疏略，而居其官者罕明掌故，每祭祀，乃苍黄求之士隶”?瑖瑣。可见太常寺行事难以凭借会典，而要依靠所修志书。
　　明代南京官署修志范围较北京广，种类也更多，主要原因亦在于政书中记载的阙如。即使是南京六部，在会典中也是一笔带过，更遑论南京其它官署。而且不像北京的官署，因政事较繁忙，即使会典中未详细开载职掌的官署，本署也多有办事条例、规章、文册等文献，足以备本署掌故。南京为留都，各官署较清闲，官吏怠散因循，政务废弛，掌故易于湮灭，更有修志的必要。所以天启朝征诸司故实时，南京官署修志远较北京官署多。
　　（二）备官署典故以便本署行事及垂范后世：两京官署志纂修的动机两京官署志的纂修，最主要的动机是备官署典故，其功用又可分为价值示范与行政实践两个层面。首先，价值示范层面。官署修志可歌咏盛世典章，光耀官署前贤，以垂范天下后世。景泰时祭酒吴节修《南廱志》，出发点即是“所以备师儒之遗忘，并以俟史氏采用于他日也”。由于太学的地位极为重要，乃“贤士之关，风化之原，天下学校视以为宗也”，其善制美政更有必要保存，以传诸后世。所以吴节云：“今之良法美意，与古先帝王大学之道，诚同符而合辙也，录之以传，不亦宜乎？”?瑖瑤万历时周应宾作《旧京词林记》时，亦是因为“旧京翰苑，固文献之所稽也，乃今去之二百有三十年，其间建置沿革之规，十不存七；职司故实之纪，十不存五；姓氏爵里始末之牒，十不明代两京官署志的纂修及其政治文化解读存三，若是令后世胡以征也”。乃修此书，使得“圣主右文之规，名公巨卿华国之业，犹得有所考镜，垂之无穷”?瑖瑥。可见修志的目的，一是备本官署之掌故，一是备曾任职本官署之前贤事迹，皆足以垂范后世。《南京大理寺志序》亦云：“志官府，未或前闻也，然备一官之事，以垂一代典常，亦典之不可缺也。”又云：“前辈道德如薛文清、章枫山，功业如马端肃，气节文章如胡公润、邹公瑾、黄公巩，皆命世之英，寺之光也！夫得一人如文清公，已为盛矣，况弗止乎！然则斯志也，得六君子，亦可以传矣。”?瑖瑦其次，行政实践层面。官署修志可以史为鉴，便于本署行事。嘉靖时雷礼修《南京太仆寺志》，即因“南署颇称燕闲，士大夫咸缓带舒绅，乐其无事。顷者虏骑猝至，军需告急，有司犹怠散因循，雷公始至，疏行六事，明约束，肃官常，吏稍稍用命。余公继至，则按图籍，揆宪令，修明牧政，而故牒漫灭，并缘为奸，乃图不泯”?瑖瑧。可见是因该寺故牒漫灭，吏得为奸，乃创为寺志，以便官署行事。又如《四译（夷）馆馆则》之修，亦是因“馆之文献湮漫，滋久法守寡稽，道莫折衷，诸所措布，悉咨胥吏”，“废缺相沿，奚缘考信”?瑖瑨，也是出于方便官署行事的目的。南京都察院所行《修志札》亦云，“前事之不忘，后事之师也。历观各衙门，莫不具有志书，今昔政治，一览昭然，轨辙可寻，奸宄莫溷”，而本司无志，因而“欲急成志书，以存往昔，以诏将来”?瑖瑩。充分展示了官署志的史鉴作用。
　　当然，官署修志动机也有其它方面的因素，如上文提到的纂修实录。又如从众的因素，嘉靖以后，两京官署修志蔚然成风，一些官署受其它官署修志影响，亦纂修志书。嘉靖中修《南京刑部志》，即是“以南京各衙门类有志书，刑部尚缺”?瑘瑠。泰昌元年礼部议修志书，亦是因吏部修成志书。“吏、礼并称鸿巨”，“本部典礼最称繁巨，而纪载缺焉无稽。历朝掌故，几同藏壁之书；四署文移，半是存羊之朔。挂漏未睹其全，敝舛莫知其自，志书一节，不可谓非本部之缺典也”?瑘瑡，乃聘俞汝楫修志。
　　（三）文官治国及其文化意识：两京官署志纂修所反映的政治格局与政治话语权明代两京官署志萃于文职官署，基本上文职官署皆有志书。修志的主体是本署文官，多为自发修志，虽天启后多聘人修志，但主导权仍在文官。反观武职官署，除锦衣卫外，如五军都督府、五城兵马指挥司、京师诸卫等；杂职官署如僧录司、道录司、神乐观、宫内诸监等，皆未有志。
　　首先，两京官署志的修纂，与该署官员文化素养与意识有关。明代是科举社会，文职官署官员主要由科举与国子监而进，人材众多。文官群体深受儒家政治文化影响，不仅是政治文化传承的主力，且富有传承政治文化的使命感，才会有大范围自发修志之举。像国子监、翰林院更是人才济济，志书也就多。而武职、宦官及僧道等杂流官署，其官员结构不以文官为主，文化素养有所未逮，也缺乏传承政治文化的意识与动力，故少有修志之举，未必是该官署无典故可记。且从传统上看，前代亦罕见武职、宦官及僧道等杂流官署相关史乘。
　　其次，两京官署志书的分布，反映了明代以文官治国的政治格局，以及文官群体在政治文化中的垄断话语权。明初罢中书，废丞相，政归六部，皇权得到强化，但那只是最高决策权的独揽，以天下政务之繁巨，皇帝不可能事事躬亲。即使后来有内阁与司礼监替皇帝分责，也仅限于重要政务的决断。事实上，天下政务萃于两京，其具体处理与施行，还是归于以六部为首的部、寺、院、司、监等文职官署，形成以文官分理天下的政治格局。明代既以文官治国，自然在政治文化中易于形成文官的垄断话语权，两京官署志集中于文职官署，无疑是这种状态的反映。在官署修志的过程中，体例的裁定、内容的取舍、书法的拟定、史实的评陟等方面，无不蕴涵着文官群体的政治理念与价值取向。因此，两京官署志亦是解读明代政治文化的重要门径。

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