论如何提高档案管理的质量和效率(2)
(二)贯彻“以我为主”的立卷归档原则,促进档案管理工作的规范化和标准化。在档案管理过程中,那些十分相近的、重复的公文以及立卷组合的无序性都是阻碍档案管理工作规范化和标准化的最大问题。想要高效率地实现档案管理的质量和效率,我们就必须探索出切实可行的方法来解决这个关键性的问题。“以我为主”的立卷归档方式能够在实质上解决这个问题,快速实现档案管理工作的规范化和标准化。也就是说在我们立卷的时候一定要以本单位形式的文件为主,不断推进档案管理的质量和效率。这就要求我们档案管理人员在坚持相关管理制度的基础上,还要准确地把握文件的立卷归档的实效性,及时完成现行文件的归档任务,确保归档准确无误;同时要明确立卷归档的重点,从而进行合理立卷。在自己的工作中一定要十分仔细和认真,分清文件和资料,注重区别内容、形式和作用的不同。最后我们还要在坚持以我为主的原则下,注重有效地维护档案管理的完整性。重视工作中的重点和难点,分清主次,把握好管理的方向,促使档案管理的标准化和规范化。
(三)健全文书以及电子文件之间的连接工作,确保规范化、标准化管理档案
在计算机技术迅猛发展的今天,计算机强大的功能和优势已经被各个领域应用。而且计算机的网络功能更是为我们的工作带来了很多的便利。在我们档案管理工作中,随着计算机的产生,电子文件也成为了档案中的份子,它与传统纸质档案有着很大的差别。在档案管理过程中,电子文件一般情况下都是以脱机的方式进行整理和保存,运用存储量十分庞大的软磁盘进行保存。为此我们一定要选择质量较好的磁盘,以便能够长时间地保存,增强档案管理的寿命。同时我们也要做好电子文件和文书档案之间的转换,把握好各自的特点,发挥出各自的优势,共同促使档案管理工作的质量不断提高,共同规范化和标准化我们的档案管理工作。
三、结束语
总之,在档案管理过程中,我们一定要运用科学的理论依据,建立健全管理制度,结合现代化的科学技术来推进档案管理的规范化和标准化进程。
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