摘 要：ERP系统的广泛使用对采购业务内部控制提出了新的要求。文章从ERP对内部控制产生的影响入手，对ERP环境下的采购业务流程进行了梳理，并针对采购业务各环节的主要风险设计了相应的的内部控制制度。

　　关键词：ERP 采购业务 内部控制

　　中图分类号：F270 文献标识码：A

　　文章编号：1004-4914（2014）03-267-02

　　企业开展生产经营活动首先要进行物料采购，而采购业务流程包括多个业务环节，很容易发生舞弊现象和管理上的疏漏，因此采购业务是内部控制的重点领域。ERP系统将信息技术和现代管理思想集于一身，通过资源整合实现业务流程的动态监控，为内部控制的建立和实施创造了有利条件，同时也提出了新的挑战。采购管理系统是ERP系统的重要组成部分。在ERP环境下，对采购业务进行内部控制的目标主要是保证采购活动合法合规，确保企业实物资产和信息系统的安全。

　　一、ERP对内部控制的影响

　　ERP （Enterprise Resource Planning）是信息技术与管理思想创造性融合的产物，它一方面增强了企业管理的有效性、灵活性，提高工作效率，避免人为因素干扰，为企业带来了巨大的经济效益，另一方面也增加了企业内部控制的复杂性与风险。在ERP环境下，内部控制不再是只针对“人”的控制，而是针对“人—机”的共同控制，这意味着内部控制需要格外关注企业信息资产的安全。

　　1.内部控制内容的扩展。在ERP环境下，企业不再围绕单一的业务部门或业务功能或者运行，它的集成管理方式改变了传统的会计核算方式和数据处理流程，将企业的业务与信息流程进行融合，能够自动生成会计账表，全面共享财务数据，企业内部信息沟通呈现出及时、双向的特点，内部控制关注的范围也随之大大扩充。例如，在系统中至少加入了系统身份识别、操作权限、系统安全、数据编码等方面的控制。

　　2.内部控制重点的转移。传统环境下的内部控制重点是以相互牵制为核心的“一般控制”，而在ERP环境下，数据处理方式复杂，控制难度增加，系统软件成为影响业务处理的重要因素，系统本身的安全性至关重要，一旦系统中的重要数据被复制或篡改，或数据库的处理权限被非法取得，将会造成极为严重的后果。因此，内部控制在保证原始数据的输入准确无误的条件下，特别是信息的输入输出控制、管理和操作方面的权限划分等方面，由单纯对人的控制转变为对人、机的共同控制。

　　3.内部控制风险的增加。ERP环境下内部控制面临着新的风险。首先，内部控制活动高度依赖ERP系统，一旦设备出现故障，容易导致数据丢失，以非授权访问为代表的网络安全因素也会使企业的信息泄漏或遭到篡改；其次，ERP系统具有开放性的特点，系统信息在较大范围内能够共享，这无疑扩大了内部控制的风险；最后，ERP对业务、会计等流程进行了优化与重构，这个过程中一些有利于内部控制的线索趋于消失，这使内部控制面临着新的风险。

　　二、ERP环境下采购业务处理流程

　　传统的采购业务基本流程为：先由生产部门等物料需求部门提供请购单，采购部门据此编制采购计划，与供应商签订采购合同，待物料到达后组织验收，最后由财务部门付款。在ERP 环境下，采购业务的基本处理流程和传统方式相似，但它能够在各项管理全部信息化的基础上，将请购到核准付款的所有职务完全分离，并实现关键环节的随时监管和追溯，保证内控制度的有效执行。具体业务流程描述如下：

　　1.请购。采购申请通常由企业生产经营部门根据合理的采购计划或实际生产需求提出。在ERP环境下，系统会设置一般物料的最低存货量，一旦达到再订货点，请购单即可自动生成。请购单生效前必须经过审批，且请购与审批不能为同一人。严格的请购流程能够保证物料采购从源头得到控制。

　　2.供应商管理。供应商管理包括的内容较多，其中供应商的选择与考核是最重要的两个方面。询价与供应商的确定不能为同一人。系统应设置订购单审核程序，以保证订购单内容的完整有效。

　　3.采购过程管理。对已订立的合同、已发送的订单进行全程追踪是采购过程管理的关键控制点。为督促供应商准时足额交货，合同开始履行后需要全程跟踪，随时了解合同履行进度、供应商的生产情况，掌握物料供应情况，一旦出现供应商无法按期交货等意外情况，应当及时采取恰当的应对措施，避免给企业带来损失。

　　4.验收入库。为保证所购物料符合合同规定或产品质量要求，企业应认真组织物料的检验接收，包括仔细核对收到的物料名称、到货量、收货时间等，然后检验物料质量，以确定是否与订购单的要求相符。物料验收入库后，系统还会根据预先设定的差异临界点自动检查相关采购单，如差异超过临界点则会拒绝收货。在验收环节中，收货员、验货员与记账员不能为同一人。

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