摘要：针对我国互联网数据业务和市场十分迅猛的发展势头，分析国内研究电子邮件归档的现状和发展趋势，论述基于互联网数据业务的电子邮件归档管理研究的意义、内容、思路、方法以及电子邮件归档管理研究拟解决的关键问题。

　　关键词：互联网；数据业务；电子邮件；归档

　　在这个互联网飞速发展的时代，随着计算机技术、网络通讯技术的迅猛发展，电子邮件在全球得到了广泛的应用。借助于无所不在的网络，电子邮件的“足迹”遍及各行各业、各个领域，遍及办公机构乃至社会的基本细胞——家庭与个人，成为高效、便捷的现代通信手段和新的文件形式。截至2013年6月，电子邮件用户达24665万，占网民使用率的41.8%，手机邮件占手机网民的29.1%，比2012年12月增长1.8%。[1]由此可见，电子邮件已成为电子政务、电子商务中必不可少的信息资源。从系统论的角度来看，电子邮件的管理固然要求有一个良好的电子邮件系统的内部环境，但其外部环境（诸如社会环境、机构环境）也是不可或缺的重要管理因素。“如何从大量邮件中快速搜索出所需的历史邮件和附件，并安全高效地管理和利用邮件信息，是现阶段电子邮件管理中亟待解决的问题。”[2]本文将从电子邮件的凭证价值宽泛性、电子邮件知识管理价值取向、电子邮件安全归档和电子邮件知识管理系统构建等方面加强对基于文件管理的电子邮件进行研究。

　　1国内研究电子邮件归档的现状和发展趋势

　　近年来，我国互联网数据业务和市场的发展势头十分迅猛，SP/CP的兴起、电子商务的理性发展、电子政务的推进以及企业信息化的长足发展和网络的应用为电子邮件信息资源的开发与利用提供了丰富的客户群。国内外关于电子邮件的研究文章也十分丰富，但对于电子邮件归档管理的研究成果很少。从中国知网上检索的13篇文章中，剔除新闻报道和行业标准后，只有7篇学术论文研究电子邮件的归档问题。而且这些非常有限的研究成果也没有形成完整的理论体系。此外，山东大学武华维的硕士毕业论文《电子邮件的归档管理》只是从电子邮件的定义及其通信原理、电子邮件在组织机构中的作用、电子邮件的价值和管理目标、电子邮件的参考模型等方面来进行研究，但对基于互联网数据业务把电子邮件归档与信息资源的开发利用联系起来尚未涉及。对基于互联网数据业务的电子邮件归档管理加以研究目前在国内还是空白，这种研究现状对于正确解读电子邮件归档之后的管理和信息资源开发利用，客观评价电子邮件的功能，特别是挖掘电子邮件归档后的情报价值、凭证价值和知识价值是极为不利的。

　　我国档案行政主管部门非常重视电子邮件的归档问题，国家档案局于2005年就制定了档案行业标准DA/T32-2005《公务电子邮件归档与管理规则》。随着办公自动化的深入发展，互联网时代的电子邮件归档在行政机关、企事业单位应用十分广泛。档案业务部门对电子邮件的归档也进行了实践，但对其理论研究并不活跃。如何实现互联网时代正确认识电子邮件与归档管理关系问题，这是电子邮件作为档案管理首先需要解决的问题，也是现代档案管理中电子邮件信息资源开发与利用所无法回避的问题。

　　本项目基于互联网数据业务加以研究电子邮件的归档管理，进一步丰富档案信息资源的建设，适应了档案现代化建设的需要，也是档案信息化、数字化发展的必然趋势。

　　2基于互联网数据业务的电子邮件归档管理研究的意义

　　经过十多年的发展，中国互联网已经形成规模，互联网应用走向多元化。互联网越来越深刻地改变着人们的学习、工作以及生活方式，甚至影响着整个社会进程。基于文件管理的电子邮件归档可以用于有大量邮件流通的各政府机关、企事业单位。通过电子邮件数据采集、数据存储管理和搜索等功能模块，有助于更清晰有效地识别、提取和保存电子邮件中的各类重要信息，从而达到共享利用有用电子邮件信息的目的。能够有效地利用互联网数据业务资源，实现电子邮件信息共享，并以搜索的形式对外开放，同时通过分析这些大量电子邮件，能够得到丰富的信息，使电子邮件归档之后完成从数据管理转向信息管理与知识管理。因此，通过基于互联网数据业务，对电子邮件知识管理加以研究，开发电子邮件信息资源，不仅有着重要的理论意义，而且有着一定实用价值。

　　3基于互联网数据业务的电子邮件归档管理研究的内容

　　归档是传统档案学的特色研究领域，也是现代档案工作的核心。电子邮件归档如一个关键的模块，直接关系到其他环节工作的开展，关系到电子邮件的存储和效力的保障。目前，在我国电子文件归档的研究取得了很多成果，但电子邮件归档是个短项，尚无学者系统地进行研究。本文拟从以下几个方面进行研究。

　　在电子邮件归档的管理环节上，重点研究电子邮件归档的优化。对电子邮件数据进行在线归档、分类管理、长期保留并允许实时搜索和访问，主要是针对海量邮件数据的应用，对数据进行有效的迁移和管理的技术。归档部门要最大限度地做到存储优化，正确区分电子邮件存储备份与归档的差异，明确电子邮件归档的内涵，通过技术手段和存储安排做到电子邮件归档优化。

　　在电子邮件归档的管理目标上，重点研究电子邮件归档的真实性和完整性。维护电子邮件的真实性，使归档保存的电子邮件与传统的档案一样，具有法律效力，是电子邮件归档的核心目标之一。通过电子邮件本身、工作环境和网络传输路径等方面加强电子邮件的防护，保证电子邮件在传输和迁移过程中没有发生非法操作和损害。维护电子邮件的完整性，要研究从数量上，如何保证电子邮件的齐全完整，从质量上，如何保证电子邮件的有机联系。此外，既要加强对电子邮件归档的内容、背景、结构和元数据等个体的完整研究，又要加强对电子邮件原生次序的有机联系整体的完整研究。

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