在电子邮件归档的信息安全上，通过研究电子邮件归档的技术手段、管理制度和安全法规，防范电子邮件归档中邮件炸弹、邮件病毒、信息篡改、数据丢失等问题的发生。“互联网基础结构和工作机理的设计使得美国在网络世界排在主导地位，也在通信领域拥有绝对优势。”[3]尽管这样，美国的电子邮件安全隐患仍有显现。如，美国国家安全档案局（NationalSecurityArchive）在2007年9月对总统执行办公室提出起诉，指控执行办公室丢失了2200万封白宫电子邮件。白宫最高技术官员承认，“备份磁带中有三个多月的数据已经丢失了”。[4]因此，电子邮件归档的信息安全与电子邮件的真实性、完整性一样，都是电子邮件归档的重点研究对象。要从电子邮件文本自身的安全防护、工作环境（存储、处理）的安全防护、电子邮件传输路径上的安全防护三方面着手，研究如何构建电子邮件“多层安全防护体系”。

　　在电子邮件归档的知识管理上，电子邮件系统作为一种日益普及数据业务的交流手段，每天都承载着大量的数据交换。这些交换的数据中包含大量有用的信息与知识，鉴于目前电子邮件点对点交流的特点，这些信息、知识只能保存在通信的各方，不能得到充分的利用。对于政府机关、企事业单位来说，电子邮件作为日常内部和外部交流的重要手段，很多重要的信息和知识都包含在电子邮件中，而这些信息和知识是政府机关、企事业单位的宝贵财富，分散在个体不能共享，是一种资源的浪费。为了能够方便有效地收集和管理有用的邮件信息，加强电子邮件知识管理的研究，有利于提高电子邮件归档的效用。

　　在电子邮件归档的维护成本上，注重对成本效益的研究。随着政府机关、企事业单位业务活动的持续开展，电子邮件系统中的数据会不断累加，大量的电子邮件数据保存在价格昂贵的主存储设备中，造成硬件投资的不断增加。这不仅会严重影响业务程序运行的效率，而且会造成许多政府机关、企事业单位盲目地减少电子邮件数据的存储数量，缩短电子邮件数据存储周期。数字时代人们考虑电子邮件存储成本的主要出发点已经不再是物理空间，而是数据维护成本，要从电子邮件整体数据存储、系统效率的角度全面衡量，确保电子邮件归档的数据维护成本最优化。因此，从电子邮件归档管理政策、归档策略的选择、软硬件配置、管理流程设计等方面研究，力求电子邮件归档的成本效益的最大化。

　　4基于互联网数据业务的电子邮件归档管理研究的思路、方法

　　文献资料法：运用全国学术期刊网、中文科技网、读秀学术检索以及超星、方正、书生电子图书等，查阅电子邮件归档管理理论研究发展过程，全面掌握电子邮件归档管理理论研究所取得的成果，并借鉴社会科学学科研究的成果。通过对掌握的电子邮件归档的文献进行创造性的思维加工，形成对电子邮件归档本身的科学认识。在现有成果的研究基础上，进一步深化电子邮件归档的管理研究。

　　调查研究法：调查研究是科学研究中一个常用的方法，在描述性、解释性和探索性的研究中都可以运用调查研究的方法。它一般通过抽样的基本步骤，多以个体为分析单位，通过问卷、访谈等方法了解调查对象的有关资讯，加以分析来开展研究。采用书面调查和访问调查，向我国档案管理的专家、教授，较全面地了解基于互联网数据业务的电子邮件知识归档研究现状以及此文研究的建议。重点到大型企业了解和掌握电子邮件归档的现状，实际考察其归档情况。

　　数理统计法：数理统计法是数学的一门分支学科。它以概率论为基础运用统计学的方法对数据进行分析、研究导出其概念规律性（即统计规律）。在调查统计的基础上，借助系统分析、数理分析等方法，利用采集样本的平均数、标准差、标准误、变异系数率、均方、检验推断、相关、回归、聚类分析、判别分析、主成分分析、正交试验、模糊数学和灰色系统理论等对电子邮件归档实验所取得的数据和测量、调查所获得的数据对电子邮件归档系统进行定量性研究。

　　理论分析法：运用社会科学研究常用的分析法，对电子邮件归档中各种本质的和非本质的现象进行系统的分析研究。尤其是对电子邮件归档过程中完整性、安全性、可用性、真实性进行分析研究，制定科学、合理、有效的电子邮件归档策略。

　　5基于互联网数据业务的电子邮件归档管理研究拟解决的关键问题

　　面对文件管理陷入“电子邮件文山”，电子邮件的“身份”难以准确鉴别，电子邮件的安全性令人担忧，电子邮件的可靠性与真实性莫衷一是等困境，对电子邮件的归档管理研究拟解决的关键问题表现在以下方面：

　　一是针对归档电子邮件作为证据认定和采集上存在的障碍，将提出从邮件来源安全、邮件系统可靠、背景信息全面和邮件内容真实等方面提供保障措施；

　　二是在分析传统的电子邮件存储与归档的分级方式有着数据存储的成本较高、分级过分依赖于访问率高低、相关信息具有后验性和不同厂商的数据访问难以自动迁移等弊端基础上，论述电子邮件分级存储与归档中确保电子邮件的可用性、可控性、机密性、完整性和真实性等保障目标。

　　三是电子邮件归档管理系统的模块建立有一定的难度。这些模块由邮件数据采集模块、数据存储管理模块和搜索模块（搜索引擎及其客户端搜索工具）组成。数据采集模块通过分析邮件协议分析，获取邮件相关数据，并将数据保存在数据存储（数据仓库）中。本项目拟建立数据存储管理模块邮件数据的表示模型，并对这些数据进行管理，从技术层面构建电子邮件归档管理系统。

　　四是归档电子邮件作为证据认定和采集上有一定的障碍。归档电子邮件凭证价值宽泛性的前提条件是电子邮件的凭证价值必须具有客观性、关联性和合法性，其理论基础是档案学理论和法学理论。针对归档电子邮件作为证据认定和采集上存在的障碍，项目组将提出从邮件来源安全、邮件系统可靠、背景信息全面和邮件内容真实等方面提供保障措施。

　　总之，随着互联网技术的发展和电子政务、电子商务的推动，电子邮件越来越承担起知识传递、信息管理的重要职责。因此，加强电子邮件归档的研究，要做到四个创新。一是研究理念创新，从电子邮件的信息管理延伸至知识管理是电子邮件研究理念的发展趋向，也是电子邮件在档案管理中开发电子邮件信息资源的新理念。二是研究体系创新，围绕基于互联网数据业务的电子邮件凭证价值的宽泛性、电子邮件安全归档、电子邮件知识价值取向等方面进行系统理论研究，构建基于文件管理的电子邮件归档理论体系。三是研究价值创新，进一步充分拓展电子邮件归档的作用，体现电子邮件的情报价值、凭证价值、知识价值等，为电子邮件信息资源的开发与利用提供理论依据。四是研究方法创新，融合其他交叉学科的研究方法，从不同的维度和视角对电子邮件归档进行研究。

　　﹡盐城师范学院2012年度校级教授、博士基金项目（项目编号为：12YSYJB0107）《基于文件管理的电子邮件归档研究》和盐城师范学院教育科学研究项目《〈档案管理学〉课程教学理论与实践的结合》的阶段性研究成果。

　　参考文献：

　　[1]中国互联网络信息中心.中国互联网络发展状况统计报告（2013年7月）.[2013-08-20]http：//labs.chinamobile.com/report/view_96747.

　　[2]佘建新，陈慧.基于文件管理的公务电子邮件归档系统的构建探索——四川省电力公司公务电子邮件归档系统案例研究[J].档案学通讯，2010（2）：33～36.

　　[3]沈向军.我国信息安全问题的检视与反思[N].光明日报，2013-08-09（07）.

　　[4]杨雪娇.美布什政府丢失电子邮件引发丑闻及诉讼[2013-12-20]http：//article.pchome.net/content-803053.html.

 

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