摘 要 随着社会信息化进程的不断推进，公众对档案信息的需求呈现立体化、多元化、跨地域等趋势，针对这种现实要求档案管理部门将工作重点转移到档案信息资源共享上来。本文在分析档案信息资源共享现状和所面临的障碍的基础上，提出档案信息资源共享的机制建设。

　　关键词 档案信息资源 共享机制

　　中图分类号：G251 文献标识码：A

　　1 开展档案信息资源共享的现实基础

　　（1）信息技术的日趋成熟。随着数字化、数据库、网络通信技术等信息技术的快速发展，网络基础设施的逐步完善，我国档案网站体系、局域网体系的初步建立，这些都档案信息资源共享活动提供了技术支持。（2）档案数字化工作的深入开展。现阶段档案数字化工作已经全面开展，多数档案馆已经完成档案资源的目录级数字化工作，全文档案数字化工作也正在大范围推进。所形成的内容充实、类型多样的数字化馆藏为开展档案信息资源共享活动提供有力的支撑。（3）公众对档案信息的多元化需求。社会发展的大背景下，档案用户对档案信息需求的社会化趋势日益明显，不仅仅局限于工作查考和编史修志，而是广泛涉及社会政治、经济、科学、文化、外交和民众生活的方方面面，这些都为开展档案信息资源共享工作提供巨大的发展空间。

　　2 档案信息资源共享存在的问题

　　（1）责任主体缺失、缺乏统一规划。我国档案工作实行统一领导、分级管理的原则，但在实际过程中受我国条块分割的影响，统一领导成为一种宏观指导，没有强制性。各档案部门的档案信息化建设处在自发性、分散性、发展不平衡的阶段，这导致各个档案馆之间难以相互合作，在档案信息化建设中存在着重复建设、信息孤岛系统间资源布局不合理、难以共享等问题。（2）资金不足。档案信息资源共享是一项长期的、复杂的工程，从购买数字化所需的基础设施，开发专用软件，到馆藏资源的数字化和后期维护工作，都需要持续、稳定资金投入做支持。但就实际情况看，资金的投入非常有限，导致信息化和档案信息共享工作无法顺利开展。（3）档案信息资源共享的制度、标准不够完善。档案数字化工作的相关标准总体上制定了很多，内容涉及纸质档案数字化的格式、档案管理系统的功能及数字档案馆的建设规范等。但档案数字化工作的相关标准都没有强制约束力，对档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等方面尚未做出统一的标准与规范。

　　在实际工作中各个档案管理部门往往采用本部门的标准和要求，以解决单个档案业务部门的问题为出发点，缺乏整体规划，不可避免造成一些差异，增加了档案信息资源共享平台系统使用和管理的复杂度及维护成本。（4）档案人力资源队伍建设有待完善。档案人员的素质参差不及。档案馆很多工作人员都没有接受过系统的专业培训，对于电子文档形成及通讯、网络技术知之甚少，对于档案管理部门来说培养符合具备档案管理以及计算机网络知识的复合型专业人才已成为亟待解决的问题。

　　3 档案信息资源共享机制的构建

　　3.1 体制构建

　　3.1.1 组织建设

　　要建立档案信息资源共享管理与协调组织，该组织对整个共享体系进行宏观调控，统一管理各个档案馆的人力资源、设备资源及技术资源，带动整个共享体系协调发展，最终提高档案信息资源共享水平的。其主要职责包括：（1）制定档案信息资源共享总体规划、实施方案等。（2）制定有关档案信息资源共享所需政策法规、管理规范、技术标准等。（3）建立专业的网络运行维护中心，负责整个档案信息资源共享网络中包括安全监控、用户认证、数据库管理与维护等整套工作。

　　3.1.2 制度建设

　　档案信息资源共享是一项需要多机构、多行业参与的系统工程，要想保证资源共享的持续有效展开，创造良好的档案信息资源法律环境是前提条件。

　　首先，修订、完善现有的《档案法》中有关档案信息资源共建共享的条款，明确资源共享的原则、总体要求、组织方式、共享模式等具体实施措施等。其次，制定相关档案信息资源共享的法规。我国档案信息资源共享仍处于起步阶段，立法部门应会同有关部门组织相关专家开展深入的调查研究，制定一套具有前瞻性、包容性、规范性的共享法规。另外，现有的法规中应明确规定档案信息资源共享活动必须在不引起侵权条件下才可开展。最后，建立健全档案数字化应用系统、数据库管理等环节的档案信息安全管理制度。加强技术研发，提升在病毒防护、漏洞修复、访问控制等方面的技术水平，制定数据备份和灾难恢复机制、信息公开制度、数字签名条例等制度。

　　3.1.3 规范档案信息资源共享的标准化建设

　　标准化是实现资源共享、业务协同合作的前提和基础，主要包括如下内容：档案信息资源共享标准体系；总体标准总体框架标准；专用术语标准；网络设施硬件标准；数据库标准；元数据标准；档案信息安全标准；各成员馆服务标准、工作流程等。

　　3.2 资源整合机制

　　3.2.1 加大归档力度，充实现实馆藏

　　首先，档案工作者要采取多种途径、方式，做好档案收集工作，特别重视有较高社会价值、经济价值的档案信息。要做到定期收集与跟踪收集相结合、一般号召与个别强调相结合，全面收集与定点收集相结合。除此之外，还应注意隐藏在组织内部的隐性知识的收集。如开展科研项目的调研报告、作业流程、工作方法、口述资料等。按照组织知识资源体系扩大归档范围。

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