3.2规范档案分类，选择适合的数据库类型，优化索引函数。

　　档案分类是档案数字化中重要的步骤，档案分类的合理性不仅影响着数据库索引的建立，还直接影响系统运行的效率。档案分类必须以规范为基础，在此基础上为方便阅读者查询可以进行人性化、多方位考虑建立不同小项分类，如采矿资料的分类，在采矿资料大类别下可以建立作者分类、主题分类、单位分类等。

　　常用数据库有MSSQL-Server和Oracle,在SQLServer的数据库中按存储结构的不同将索引分为两类簇索引ClusteredIndex和非簇索引NonclusteredIndex2，在使用SQLServer做为系统数据库时要选择合理的索引结构，明确什么情况使用簇索引，什么情况下使用非簇索引，

　　索引结构使用的正确性与否决定着系统查询数据效率的高低，正确的索引结构能最大的提高查询速度，实现系统资源的优化使用，反之错误的索引结构则会消耗很多的系统资源，浪费很多的时间。在Oracle数据库中实现数据正确快速的查询关键在于要了解各种函数的使用情况，充分使用位图索引；设置创建索引的一些限制性条件优化语言结构；善于使用一些特殊的函数建立数据联系，提高查询速度；平衡表的更新速度和查询速度；设置合理参数，是数据库能更好与硬件设备结合。

　　3.3加强数字化工作流程监管、设置用户访问控制策略、进行图像加密、建立信息安全策略、完善数据备份机制。

　　在档案数字化工作流程中，档案的出入、拆封、整理、扫描、核对、还原、归档必须由专人负责并进行登记，加强对工作人员进行保密教育，所有工作人员必须遵守保密制度，杜绝工作人员对档案资料、信息进行私自复制，严禁私自携带档案及扫描件离开办公室，工作必须建立工作日志，交接必须当面进行，如安全需要可以安装专门监控设施对办公现场及周边进行实时监控。

　　在系统设计中，对系统管理者、使用者、访问者要进行分级分组权限设置，如管理者具有系统全面管理权限，访问者只能访问公共信息文档，使用者权限在访问者权限之上，除了可以访问公共文档还可以根据管理者制定的具体权限级别访问不同的文档信息，如企业管理科人员只能访问涉及企业管理性的文档，财务科只能访问财务类的文档等。

　　为保证图像信息的安全，追查图像信息丢失的责任，可以在图像上使用水印技术，在图像上打上正在阅读者信息的水印如用户名，时间等使阅读者不敢随便复制传播该图片。

　　建立信息安全策略，对传输数据进行加密，采用用户认证，建立防火墙机制。传输数据加密就是服务器根据自己密钥对所要传输的信息使用加密技术进行加密，信息加密后形成密文，阅读者收到密文后根据自己分配到的密钥进行密文解密还原成明文。阅读者的密钥是特定分配并一一对应的，没密钥的阅读者或密钥不对应的阅读者是无法访问服务器的。服务器系统建立防火墙后，只有授权的数据才能进行传输。

　　要长久保存数据必须建立数据备份机制，在服务器上建立备份机制，使数据能实时或定时备份到硬盘其他分区里，同时进行定期迁移，把硬盘上数据定期转移到其他移动介质中如刻录到光盘中等，如果条件允许可以建立双机冗余备份系统。

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