摘 要：笔者结合对Word的一项高级应用——邮件合并的使用实例进行解析，以熟练掌握邮件合并的使用提高工作效率。对邮件合并结果进行完善，将达到更严谨更专业的效果。同时，对邮件合并应用功能进行拓展，可事半功倍，顺利便捷地完成更多的工作。

　　关键词：邮件合并 工作效果 功能拓展

　　邮件合并是Word的一项高级功能。灵活的掌握邮件合并的方法和各种技巧，并对其结果进行完善，将达到更严谨更专业的效果。如果我们可以对其应用功能进行拓展，可事半功倍，顺利完成更多工作。笔者以教务工作中的常见案例解析邮件合并的强大功能及其完善技巧和拓展应用。

　　一、制作学生补考通知单

　　一般有以下四个需要完善的细节。

　　一是“一个页面只有一条记录”，不环保节约；

　　二是“考试日期”如3/4/2013既可以理解为2013年3月4日，也可以理解为2013年4月3日，易误读；

　　三是成绩的“小数位数”超长，不严谨美观；

　　四是含字符类的考点信息显示为“0”，信息丢失。

　　完善以上细节可以让我们的工作更严谨、更专业，效果更好。

　　1.实现一页面多记录

　　（1）删除多余空行法。优点是操作简单；缺点是劳神费力，易出现跨页断行记录。

　　（2）查找替换特殊字符法。合并文档后，将特殊字符“^b”全部替换为“^l”。

　　（3）页面设置法。合并文档后，Ctrl+A全选，执行：文件—页面设置—版式—节—节的起始位置—接续本页。

　　（4）设置文档类型法。即在执行邮件合并时设置“文档类型”为“目录”类型即可。

　　（5）插入Word域法。在一个记录中插入各域，在页面中编排好总共可以放置多少条记录。最关键是，确保非第一条记录的第一个域前都“插入Word域——下一条记录”。这样便可实现一页面完整多条而且无重复记录，且不会出现跨页断行现象。

　　2.改变日期类型数据显示方式，避免误读

　　（1）设置数据类型法。将日期列定义为“文本类型”，这样输入的内容将会被如实的反应，可以是“2013-3-4”也可以是“2013年3月4日”等。

　　（2）增加记录法。在第一条记录前插入一行，在“日期”列输入a，邮件合并时取消该记录即可。

　　（3）修改域代码法，中文小写格式。选中“日期”域右键单击“切换域代码”，修改为{MERGEFIELD “日期”＼@“YYYY年M月D日"}，“更新域”。合并后数据即显示为“2013年3月4日”。

　　（4）修改域代码法，中文大写格式。选中“日期”域右键单击“切换域代码”，修改为{MERGEFIELD “日期”＼@“EEEE年O月A日"}， “更新域”。合并后即为“二○一三年三月四日”。

　　3.限定数值型数据显示为2位小数

　　（1）修改数据类型。将成绩所在列设置为数值型，两位小数，在第一个数据的前面添加字符“‘”即可。

　　（2）增加记录。将成绩所在列设置为“数值型”“2位小数”，然后在第一条记录前插入一行，输入a，合并时取消该条记录即可。

　　（3）修改域代码。选中“成绩1”域右键单击“切换域代码”，修改为{MERGEFIELD “成绩1" ＼#"0.00"}，“更新域”。合并后即为2位小数。

期刊库（http://www.zgqkk.com），是一个专门从事期刊推广、投稿辅导的网站。
　　本站提供如何投稿辅导，寻求投稿辅导合作，快速投稿辅导，投稿辅导格式指导等解决方案：省级投稿辅导/国家级投稿辅导/核心期刊投稿辅导//职称投稿辅导。

　　【免责声明】本文仅代表作者本人观点，与投稿辅导_期刊发表_中国期刊库专业期刊网站无关。投稿辅导_期刊发表_中国期刊库专业期刊网站站对文中陈述、观点判断保持中立，不对所包含内容的准确性、可靠性或完整性提供任何明示或暗示的保证。请读者仅作参考，并请自行承担全部责任。