高校图书馆外文期刊招标采购模式评析(3)
4.1 适当降低外文期刊招标频率
外文期刊招标由高校图书馆和招投标管理部门共同参与,其流程通常包括确定外刊订购清单、提交招标申请表、组建招标工作小组、制定招标方式和评标标准、确定开标日期、发布招标公告、确认投标书商资格、聘请专家、述标答辩、开标议标、公布结果、签订招标合同等,整个过程需要近一到两个月时间。如果每年招标,就是每年都要走一次这套流程,占据了图书馆和招投标管理部门很大的工作量,对供应商来说,也要耗费不少人力、物力以及标书费、服务费。在所调查高校中,大多数是一年一次招标,但也有9家是每两年一次。两年一次既促进了供应商之间一定的竞争,又保证了外刊到刊的稳定性和连续性,还节省了大量人力物力和财力,是比较合理的频率。
4.2 灵活设置标段划分方式和评标细则
标段划分方式和评标细则设置对招标结果的影响很大。虽然整体来说外刊投标商在到刊和服务方面不存在显著差别,但具体到不同种类外刊,由于各家公司的业务范围各有优势,确实存在供货能力差别。标段划分和合理设置评标细则的目的,就是要选择出对某种刊供货能力最强的供应商,保障到刊率。
有研究提出采取“一刊一标、自由重组”的标段划分和期刊报价方式。即将每一种外刊划分为一个基本标段,要求符合招标资质条件的代理商必须对基本标段单独报价。同时,允许代理商对基本标段自由重组,形成各自不同的复合标段。然后对各种基本标段价格之和与相应的复合标段价格进行比较,取其低者。这种方式既保证了价格最低,又给了代理商充分发挥各自优势的空间。但主要缺点是操作过于复杂,一是供应商很难有积极性来提供复合标段报价,二是在评标现场是否有足够时间来进行各种对比值得怀疑。
本文认为,分包报价和二次谈判是一种较好的方式。比较可行的是,首先按出版社分成若干个包,各种小型出版社可以分在一起,然后参考供应商的优势进行组合,最后形成供应商3或4倍数量的期刊包,再分别报价。在评标过程中,可为服务、价格、到刊率各项设置一定权重,形成综合标准入围两家供应商,再行二次报价。这种方式不仅可通过二次报价节省资金,还可以方便付款和保证到刊连续性。分包报价要取得较好的效果,必须建立在图书馆充分了解各供应商业务范围、强项和短板的基础之上,还需要采访人员持续对各供应商的服务质量和各刊到刊情况进行记载和统计。总之,标段划分方式和评标细则设置仍存在很多发挥空间,需要进一步研究。
4.3 尽量采取预付刊款方式
在所调查的高校图书馆中,有一部分是全部预付或部分预付刊款,但大部分仍是当年结算。要是一次性全部由当年结算改成预付刊款,需要动用大笔资金且需要较多审批手续,有一定困难。比较可行的办法是,当财务账上资金充足时,可以抽出经费给外文期刊供应商作为预付款,以避免支付贷款利率部分的费用。假设以6%计算贷款利率,500万的经费额可以节省30万资金,是一笔比较可观的金额,可以用来购买更多刊种。
4.4 规范招标文件和采购合同
招标材料、采购合同等文件的规范化能减少各种潜在失误,尤其采购合同是具有法律效力的文件,必须慎重对待。各项服务承诺内容和违约责任要在招标采购合同中以书面条款形式固定下来,最大限度地考虑各种可能争议事项,明确责任权利关系,详细规定违约补救措施。比如对缺种、缺期等情况,明确规定相应处理办法或赔偿责任。
5 正确处理招标采购和自行采购的关系
如前所述,外文期刊采购招标改变了传统采访模式,公开透明的招标过程促进了外刊供应市场有序竞争,为参与各方都带来了好处。同时,不能忽视招标模式应用在外文期刊采访中的局限性,不能忽视其带来外刊采访工作便利的同时也限制了采访人员主动性的发挥。
因此,一方面,对于采取招标模式的高校图书馆来说,必须科学设置招标细则,使其优势发挥到最大。另一方面,应该看到,招标制度有它特定的适用条件和范围。在一项具体交易中是否采用招标方式,取决于招标节约的信息费用与招标费用支出的比较。外文期刊价格高昂与购置经费有限的矛盾是目前高校图书馆普遍面临的难题。但外刊价格高主要不是由垄断导致,而是目录报价就比较高。各供应商在外文期刊方面的利润空间不是很大,对图书馆来说,不断压低价格很难实现,因此价格不能成为采购模式选择的主要标准,获得更高到刊率和更优质服务才是图书馆的目标所在。另外,从交易成本来说,招标要经过一系列固定程序和相对长时间的过程,供应商人力、物力和费用投入都较大,不如图书馆和供应商直接洽谈简单快捷、节省费用。因此,在目前招标方式渐成主流模式的情况下,也不应完全摈弃自行采购模式。在所调查39所高校图书馆中,10所(基本上地处北京和上海)仍采取自主采购模式。如何灵活使用其他方式作为有益补充,毕业论文格式创造更优采购模式,仍是图书馆界需要进一步思考和研究的问题。
参考文献
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