〔摘 要〕电子邮件是PIM的重要工具。本文探讨个人电子邮件的分类，分析个人电子邮件活动与PIM活动之间的关系，指出个人电子邮件管理中存在的主要问题，在此基础上探讨面向PIM的个人电子邮件管理的优化措施。

　　〔关键词〕个人信息管理；PIM；个人电子邮件管理；任务管理

　　〔中图分类号〕G203 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008-0821（2014）06-0003-05

　　随着信息网络时代的到来，个人生产、传播、搜寻、存储、使用的信息在快速增长，数字化生存已经成为社会现实，与此同时个人承受的管理个人信息的负担也在不断加重，这给作为信息主体的个人提出了一个前所未有的严峻挑战，因此帮助个人更好地管理其个人信息已经成为信息界乃至全社会都关注的重大理论和现实问题。正因如此，作为信息管理主要分支的个人信息管理（personal information management，PIM）经过近二十余年的发展已经成为一个新兴的研究领域、专业、学科而登上历史舞台。而目前已经普及使用的个人电子邮件就是个人开展PIM的重要工具，当然其中的信息也是PIM的基本对象，进入21世纪后国外许多学者都对运用电子邮件开展PIM和将PIM的理论用于个人电子邮件管理进行了较系统、深入的研究。

　　1971年Ray Tomlinson开发出第一个电子邮件程序[1]，此后随着因特网和现代通信技术的发展，电子邮件迅速走进人们的生活、工作和学习之中，成为最便捷、常用的沟通交流工具之一。根据Gartner公司的调查，互联网上每天交互的电子邮件达40多亿，97%的被调查者说他们每天使用电子邮件的时间约49分钟[2]。Dabbish通过调查发现，被调查者平均每天查看电子邮件的次数达19次[3]。Piney Bowes的调查显示有71%的被调查者说收发电子邮件已经成为他们日常生活中的一项基本活动[4]。

　　虽然电子邮件最初仅是为方便人们的通讯而设计的，但由于它具有一种类似于“信息导管”的功能（可用于传送文档、幻灯片、联系人、日程安排、音频、视频等信息），人们开始越来越多地使用电子邮件，而且随着时间的推移，电子邮件已从最初的个人通讯逐步扩展到PIM，比如任务管理和信息存档已成为PIM中的重要活动，这意味着电子邮件是一种重要的PIM工具。Mackay详细描述了如何将电子邮件用于任务管理[5]。Whittaker和Sidner则指出电子邮件的收件箱具备了容纳“待处理事件”、“不确定状态”和“待阅读文档”的仓库的功能[6]。但是，后续的研究也发现，将电子邮件用于PIM还存在许多亟待解决的问题，如用户每天都收到大量的垃圾邮件[6]，很难做好文档的组织和管理工作[7]，在进行任务管理时由于分心而忘记进行中的任务[8]，这些都会严重影响人们学习和工作的效率。

　　本文探讨个人电子邮件活动与PIM活动之间的关系，指出了运用电子邮件进行PIM和将PIM的理论方法运用于个人电子邮件信息管理时存在的主要问题，并提出了相应的解决措施。

　　1 电子邮件的分类

　　对用户来说，他对电子邮件中的邮件信息关注的重点集中在收件箱中的信息。许多学者研究过根据收件箱中的信息对电子邮件进行分类问题，其中最为经典的分类方法是Whittaker和Sidner于1996年提出的，他们将电子邮件分为4类，分别称为“待处理事件”、“待阅读信息”、“不确定状态”和“进行中通信”[6]。

　　1.1 待处理事件（to dos）

　　这类邮件中的信息一般是要求用户执行某种行为（活动），有时候这些活动可能比较复杂、需要数天才能完成。通常情况下，用户会将“待处理事件”保存在收件箱中，作为对未完成任务的提醒。

　　1.2 待阅读信息（to reads）

　　这类邮件中的信息往往是些比较长的文档，通常不要求回复，但用户要花费大量的时间和精力来阅读，他们常常会推迟阅读这些邮件，因此收件箱中会积累一些未阅读或部分阅读的文档。

　　1.3 不确定状态

　　所谓不确定状态，是指当用户收到一封邮件，特别是含有大量信息的邮件时，不能马上确定该邮件包含的信息的重要程度。因此，他很可能不是在收到邮件时就立即阅读，而是推迟阅读，直至后来突然发现该邮件中的信息非常重要时才开始处理。但如用户若一直未能发现这类邮件的重要性就会将其遗忘，这样收件箱的信息就会越积越多。

　　1.4 进行中通信

　　通常情况下，许多任务很难一次完成，因此可能有很多邮件及其中的信息都与某一未完成任务相关，处于未完成状态。对于那些需要回复的邮件，用户可能会立即也有可能延迟回复。之所以延迟，是因为用户目前还没有明确答案，需要等待或搜集更多的信息。

　　本文认为，除了上述4类电子邮件外，还存在第5类——垃圾邮件，包括广告邮件、欺诈邮件、宗教邮件等。一般说来，用户对一封收到的邮件做出判断大概需要10秒钟的时间。乍一看这个数字微不足道，但如果用户每天收到几十封甚至上百封的垃圾邮件，就得花费10几分钟甚至更多的时间来处理，这严重浪费了用户的时间和精力。

　　2 电子邮件活动及其与PIM活动的关系

　　很难给出普遍适用的个人电子邮件活动的权威框架。根据国外学者的调查和研究，一般说来，电子邮件的处理过程大致包括以下4个部分[9]：

　　2.1 分配注意力

　　用户每天都会收到大量重要性和紧迫性各不相同的电子邮件[4]，因此他要对不同性质的邮件分配不同的注意力，这包括两个方面：一是确定处理电子邮件的时间和缘由；二是确定哪些电子邮件需要处理及处理的先后顺序。该过程相当于PIM中的寻找活动[10]，都是判断信息的重要性及其与其他信息之间的关系，惟一不同的是电子邮件中的信息既非用户自己生产，也无须用户通过搜索或浏览来寻找。

　　〔摘 要〕电子邮件是PIM的重要工具。本文探讨个人电子邮件的分类，分析个人电子邮件活动与PIM活动之间的关系，指出个人电子邮件管理中存在的主要问题，在此基础上探讨面向PIM的个人电子邮件管理的优化措施。

　　〔关键词〕个人信息管理；PIM；个人电子邮件管理；任务管理

　　〔中图分类号〕G203 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008-0821（2014）06-0003-05

　　随着信息网络时代的到来，个人生产、传播、搜寻、存储、使用的信息在快速增长，数字化生存已经成为社会现实，与此同时个人承受的管理个人信息的负担也在不断加重，这给作为信息主体的个人提出了一个前所未有的严峻挑战，因此帮助个人更好地管理其个人信息已经成为信息界乃至全社会都关注的重大理论和现实问题。正因如此，作为信息管理主要分支的个人信息管理（personal information management，PIM）经过近二十余年的发展已经成为一个新兴的研究领域、专业、学科而登上历史舞台。而目前已经普及使用的个人电子邮件就是个人开展PIM的重要工具，当然其中的信息也是PIM的基本对象，进入21世纪后国外许多学者都对运用电子邮件开展PIM和将PIM的理论用于个人电子邮件管理进行了较系统、深入的研究。

　　1971年Ray Tomlinson开发出第一个电子邮件程序[1]，此后随着因特网和现代通信技术的发展，电子邮件迅速走进人们的生活、工作和学习之中，成为最便捷、常用的沟通交流工具之一。根据Gartner公司的调查，互联网上每天交互的电子邮件达40多亿，97%的被调查者说他们每天使用电子邮件的时间约49分钟[2]。Dabbish通过调查发现，被调查者平均每天查看电子邮件的次数达19次[3]。Piney Bowes的调查显示有71%的被调查者说收发电子邮件已经成为他们日常生活中的一项基本活动[4]。

　　虽然电子邮件最初仅是为方便人们的通讯而设计的，但由于它具有一种类似于“信息导管”的功能（可用于传送文档、幻灯片、联系人、日程安排、音频、视频等信息），人们开始越来越多地使用电子邮件，而且随着时间的推移，电子邮件已从最初的个人通讯逐步扩展到PIM，比如任务管理和信息存档已成为PIM中的重要活动，这意味着电子邮件是一种重要的PIM工具。Mackay详细描述了如何将电子邮件用于任务管理[5]。Whittaker和Sidner则指出电子邮件的收件箱具备了容纳“待处理事件”、“不确定状态”和“待阅读文档”的仓库的功能[6]。但是，后续的研究也发现，将电子邮件用于PIM还存在许多亟待解决的问题，如用户每天都收到大量的垃圾邮件[6]，很难做好文档的组织和管理工作[7]，在进行任务管理时由于分心而忘记进行中的任务[8]，这些都会严重影响人们学习和工作的效率。

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