本文探讨个人电子邮件活动与PIM活动之间的关系，指出了运用电子邮件进行PIM和将PIM的理论方法运用于个人电子邮件信息管理时存在的主要问题，并提出了相应的解决措施。

　　1 电子邮件的分类

　　对用户来说，他对电子邮件中的邮件信息关注的重点集中在收件箱中的信息。许多学者研究过根据收件箱中的信息对电子邮件进行分类问题，其中最为经典的分类方法是Whittaker和Sidner于1996年提出的，他们将电子邮件分为4类，分别称为“待处理事件”、“待阅读信息”、“不确定状态”和“进行中通信”[6]。

　　1.1 待处理事件（to dos）

　　这类邮件中的信息一般是要求用户执行某种行为（活动），有时候这些活动可能比较复杂、需要数天才能完成。通常情况下，用户会将“待处理事件”保存在收件箱中，作为对未完成任务的提醒。

　　1.2 待阅读信息（to reads）

　　这类邮件中的信息往往是些比较长的文档，通常不要求回复，但用户要花费大量的时间和精力来阅读，他们常常会推迟阅读这些邮件，因此收件箱中会积累一些未阅读或部分阅读的文档。

　　1.3 不确定状态

　　所谓不确定状态，是指当用户收到一封邮件，特别是含有大量信息的邮件时，不能马上确定该邮件包含的信息的重要程度。因此，他很可能不是在收到邮件时就立即阅读，而是推迟阅读，直至后来突然发现该邮件中的信息非常重要时才开始处理。但如用户若一直未能发现这类邮件的重要性就会将其遗忘，这样收件箱的信息就会越积越多。

　　1.4 进行中通信

　　通常情况下，许多任务很难一次完成，因此可能有很多邮件及其中的信息都与某一未完成任务相关，处于未完成状态。对于那些需要回复的邮件，用户可能会立即也有可能延迟回复。之所以延迟，是因为用户目前还没有明确答案，需要等待或搜集更多的信息。

　　本文认为，除了上述4类电子邮件外，还存在第5类——垃圾邮件，包括广告邮件、欺诈邮件、宗教邮件等。一般说来，用户对一封收到的邮件做出判断大概需要10秒钟的时间。乍一看这个数字微不足道，但如果用户每天收到几十封甚至上百封的垃圾邮件，就得花费10几分钟甚至更多的时间来处理，这严重浪费了用户的时间和精力。

　　2 电子邮件活动及其与PIM活动的关系

　　很难给出普遍适用的个人电子邮件活动的权威框架。根据国外学者的调查和研究，一般说来，电子邮件的处理过程大致包括以下4个部分[9]：

　　2.1 分配注意力

　　用户每天都会收到大量重要性和紧迫性各不相同的电子邮件[4]，因此他要对不同性质的邮件分配不同的注意力，这包括两个方面：一是确定处理电子邮件的时间和缘由；二是确定哪些电子邮件需要处理及处理的先后顺序。该过程相当于PIM中的寻找活动[10]，都是判断信息的重要性及其与其他信息之间的关系，惟一不同的是电子邮件中的信息既非用户自己生产，也无须用户通过搜索或浏览来寻找。

　　3.5 难以完整地保留数字环境

　　电子邮件中的信息除邮件信息本身外，还包括它的发送人、发送时间、附件等，附件包括文本、音频、视频、网络链接等信息，这些就构成了电子邮件信息的数字环境。但要将邮件信息及其数字环境完整保存并非易事：首先，电子信箱的容量有限，电子邮件中附加的电子文档，用户一般在收到下载后就会将其删除，尤其对信息量大的文件；其次，网络链接的数字环境常常会丢失，因为网页有有效期，通常为44天[14]，有时邮件虽在但其附件中的网页链接可能已经失效；第三，有时用户将网页本身作为电子邮件的附件，但粘贴转换时就已经导致网页信息不完整（如丢失图像），故无论用户何时存档也难以完整地保存邮件的数字环境。其实，在所有数字信息中，网页信息往往最具时效性——用户收到该附件时可能网页中的信息已经发生变化；最后，如果我们将电子邮件复制或转移到其他应用程序中，也可能会丢失它的发送人、发送时间等信息。

　　3.6 不能有效地管理邮件账户

　　目前虽然许多人拥有多个电子邮件账户，但是常常是疏于管理和维护。很多人想当然地认为免费的电子邮件账户不需要维护，William等人的研究表明，用户只将收件箱中的约27%的信息进行了归档[15]，其余的信息则仅靠电子邮件账户本身的存档功能留在收件箱中。但是，无论哪个电子邮件账户的供应商都不可能保证该账户能永久存在，因此一旦供应商突然停止提供该业务，那么用户也就无法再利用该账户中的信息了。这就迫使用户要及时备份重要信息，但这并不是一种可行的方法。另外，个人信息与工作信息经常是分离的。通常当人们不再做某项工作时，就要将个人电子邮件从工作邮件中删除，因为工作邮件是必须保留的。Outlook中的pst文件不能通过直接复制来移动，而且它在文件系统存储的位置用户也未必熟悉，因此对那些将电子邮件视为个人信息重要组成部分的用户来说，就显得相当不便。

　　4 完善电子邮件管理的若干对策

　　作为人们日常个人信息管理的基本活动，电子邮件活动直接关系到人们的工作效率、生活质量的提高，随着各种智能化PIM软件和终端的广泛运用，电子邮件的应用范围仍将不断扩大，必须要进一步加强个人电子邮件的管理，本文认为目前可以采取下述措施：

　　4.1 过滤垃圾邮件

　　对大多数用户来说，垃圾邮件是目前电子邮件管理中的主要问题之一。本文认为处理垃圾邮件的方式主要有3种：（1）在电子信箱中创建列表，将朋友、家人和客户的地址加入到该列表中，拒绝该列表之外的陌生地址发来的邮件，如同人们拒接手机上的陌生来电一样；（2）对那些发送大量邮件的因特网服务提供商（ISP）收取一定的费用，这对普通的用户不会造成任何影响，但对那些通过网络向他人发送大量垃圾邮件的ISP会起一定的遏制作用，当发送垃圾邮件的成本大于收益时，他们就会停止发送垃圾邮件；（3）对陌生地址发来的邮件，可以将其设置为用户阅读后要求发送方付费，这在一定程度上能遏制垃圾邮件发送方的行为。

　　4.2 定期清理电子邮件

　　Whittaker和Sidner按照用户处理电子邮件的方法将他们分为三大类[6]：（1）不归档者。他们从不对电子邮件进行归档，也不运用文件夹来寻找信息，只是在需要时才通过全文搜索来寻找所需信息。他们的收件箱往往很杂乱，包含了大量无用信息；（2）频繁归档者。他们每天都会查看自己的收件箱，再将重要的信息归档，不重要的信息删除，他们的收件箱信息较少、比较整洁，他们使用很多文件夹来帮助归档电子邮件；（3）大扫除者。他们会不定期（通常为1～3个月）清理自己的收件箱。本文认为，定期处理电子邮件，即大扫除，是一种行之有效的方法。多数用户可能每天都会打开邮箱阅读新邮件，但不会每天都清理邮箱。这不仅是因为时间有限，更是由于不能确定邮件的重要性而难以立即做出处理决定。但是若长期不清理邮箱，则会导致今后的信息管理问题更为严重。因此，用户可以根据邮箱信息量的大小选择隔几周或几个月时间定期清理一次邮箱，这样既能为了解邮件的重要性留出时间，又能保持邮箱的干净整洁，是一种两全其美的方法。

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