4.3 将任务管理与电子邮件管理结合起来

　　邮件管理的另一种方法是通过语义聚类和任务流程将所有相关的邮件和文件组织到一起，并能有效追踪，这能有效降低收件箱里信息的杂乱情况，进而改善用户的工作状态。运用该方法用户能在收件箱中选择任一信息，并可查看与该信息相关的所有信息。同时，由于对收件箱进行了组织管理，用户能够更加清晰地看见未完成的任务。许多学者提出可在电子邮件程序中嵌入任务管理来优化邮件的管理，Whittaker、Swanson、Kucan和Sidner就在TeleNotes系统中加入了任务管理[16]，TeleNotes模拟的是实体桌面文件和空间位置，它可以将任务管理的邮件存放到用户电脑桌面上的文件夹中，提醒用户有未完成的任务，还能帮助校对信息。ContanctMap系统采用了另一种任务管理方法[17]，即根据邮件任务中的参与人来组织邮件，其用户界面代表在用户的工作和社会生活有中重要的人的社会网络，用户可以通过点击任务中的某个人或群体来获取相关的任务邮件。

　　4.4 使用合适的PIM工具或软件

　　使用合适的PIM工具或软件，能够帮助人们更好地管理个人信息。目前比较成型的PIM工具或软件有微软的Outlook和Google的Gmail。

　　4.4.1 Outlook和Taskmaster

　　微软的Outlook是一个基于Windows操作系统的管理电子邮件的PIM工具，它虽不提供电子信箱，但有强大的信息管理功能。用户可以使用Outlook管理邮件、预约、联系人、任务和日历等多种信息，追踪进行中的活动，查看文档和共享信息。尽管电子邮件在任务管理中很重要但近年来发展情况并不理想，于是研究者在此基础上又开发了一个新工具——Taskmaster，作为Outlook客户端的一个附件，用作电子邮件服务器的交换。不过，Taskmaster关注的重点是任务而非邮件本身，它将要做事件保存在顶部栏中，中间栏显示各项任务的内容，底部栏显示当前选中任务的内容预览[18]。在其顶部栏的右边设置了警告条，一个警告条表示2周时间，红色部分所占比例越大，代表截止日期越近。顶部栏左边标示的红色和蓝色的小球分别代表本人任务和他人任务，如某项任务中要增加一个新要求，则在该活动聚集领域就会出现新的相应颜色的小球。Taskmaster还能保存用户的草稿，其优势在于可以将该草稿保存在与之相关的任务环境中，而普通的电子邮件工具往往只将草稿保存在环境外的一个独立文件夹中，因此很容易被遗忘掉。

　　4.4.2 Gmail

　　Gmail是Google推出的一种免费的在线邮件处理系统，它提供了目前仍在不断增加中的大容量存储空间，可以长期保留用户的邮件。与其他电子邮件应用程序不同，它具有4个特点：（1）用存档代替删除。用户在整理自己的收件箱时无须删除任何邮件，因为它有良好的搜索功能，用户需要时可以通过内置的搜索引擎使用关键字、标签、日期等搜索所需的信息，或在“所有邮件”中进行查找；（2）具有视频聊天功能。可以通过内置摄像头与他人进行面对面地聊天；（3）用标签替代文件夹。该功能的优势在于用户可以给一封电子邮件添加多个标签，但在归档时通常只能将其归档到一个文件夹中。用户可以通过点击标签来寻找邮件，也可以在Gmail中搜索邮件；（4）提供会话模式。Gmail将用户的电子邮件及其回复在收件箱中进行了分类，与特定主题相关的邮件都归在一起，所以用户在会话模式中也可以查看邮件。

　　5 结 语

　　本文较为系统地探讨了面向PIM的个人电子邮件管理问题，指出目前人们不仅将电子邮件用于通讯，也用于管理个人信息。但是，在实际使用过程中，它还存在诸如分散存储、数字环境不完整等问题。基于此，本文从PIM的角度提出了完善电子邮件管理的若干对策。虽然目前已有Taskmaster、Gmail等较好的电子邮件工具，但是今后仍要针对用户管理个人信息的不同需求，以已有的电子邮件应用程序或其他相关软件为基础，开发出更好的PIM工具。本文仅对个人电子邮件管理问题进行了初步探讨，进一步的研究尚需从数据库、人机交互、信息检索等角度切入。

　　参考文献

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　　[12]Lyman P.Archiving the World Wide Web.Building a National Strategy for Digital Preservation：Issues in Digital Media Archiving[M].Washington，DC：Council on Library and Information Resources and the Library of Congress，2002：38-51.

 

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